За последние 12 календарных месяцев. Отпускные и зарплата. Как пойти в отпуск и не разориться. Для пособия по уходу за ребенком
При определении 12-месячного периода, в рамках которого устанавливается резидентство, у налогоплательщиков могут возникать следующие вопросы:
1. Должны ли эти 12 месяцев приходиться на один календарный год?
2. Должны ли эти 12 месяцев быть календарными месяцами?
3. На какую дату следует определять период в 12 месяцев?
Относительно первого вопроса отметим, что при определении 12-месячного периода неважно, приходятся ли эти 12 месяцев на один календарный год или нет. Главное, чтобы они шли последовательно друг за другом (п. 2 ст. 207 НК РФ).
Таким образом, указанный период может относиться не только к 12-месячному периоду текущего календарного года, но и к любому непрерывному 12-месячному периоду, в том числе начавшемуся в одном календарном году и продолжающемуся в другом.
Так разъясняют и контролирующие органы (Письма Минфина России от 26.04.2012 N 03-04-06/6-123, от 05.04.2012 N 03-04-05/6-444, от 14.07.2011 N 03-04-06/6-170, от 14.07.2011 N 03-04-06/6-169, от 25.05.2011 N 03-04-06/6-122, УФНС России по г. Москве от 02.10.2009 N 20-15/3/103021@, от 28.04.2009 N 20-15/3/041871@).
Например, для того чтобы 1 ноября текущего года определить, является ли физическое лицо налоговым резидентом РФ, нужно рассмотреть период с 31 октября предыдущего года по 31 октября текущего года включительно.
Что касается второго вопроса, то ответ на него, так же как и на первый вопрос, будет отрицательным. Ведь п. 2 ст. 207 НК РФ не содержит требования о том, чтобы 12 следующих подряд месяцев соответствовали календарным месяцам.
Следовательно, не обязательно, чтобы период в 12 месяцев начинал течь, например, с 1 июля 2013 г. и заканчивался 30 июня 2014 г. (п. п. 2, 5 ст. 6.1 НК РФ).
Минфин России в своих разъяснениях также указывает, что 12 месяцев не обязательно должны быть календарными (Письма от 26.03.2010 N 03-04-06/51, от 29.10.2009 N 03-04-05-01/779, от 17.07.2009 N 03-04-06-01/176, от 25.07.2008 N 03-04-06-01/232, от 10.06.2008 N 03-04-06-01/162, от 05.05.2008 N 03-04-06-01/115). Аналогичные разъяснения содержатся в Письмах ФНС России от 25.06.2009 N 3-5-04/881@, УФНС России по г. Москве от 24.07.2009 N 20-15/3/076408@.
Таким образом, полагаем, что при определении налогового статуса физического лица учитывается любой непрерывный 12-месячный период.
Однако отметим, что московские налоговики в ряде Писем привели противоположную точку зрения, согласно которой необходимо учитывать календарные месяцы (Письма УФНС России по г. Москве от 02.10.2009 N 20-15/3/103021@, от 28.04.2009 N 20-15/3/041871@, от 30.01.2009 N 18-15/3/007427@, от 29.12.2008 N 19-12/121898, от 24.06.2008 N 28-10/059251, от 02.04.2008 N 28-11/031542). Примечательно, что Минфин России в одном из писем высказал аналогичную позицию (Письмо от 29.03.2007 N 03-04-06-01/94).
Например, организация "Альфа" выплатит работникам квартальную премию 20 октября 2014 г. Специфика деятельности организации связана с постоянными заграничными командировками работников. При этом не каждый из работников фактически находится на территории РФ 183 и более календарных дней в течение 12 последовательных месяцев. Это значит, что доходы в виде премии, выплаченной работникам – налоговым резидентам, нужно облагать по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ), а работникам, не являющимся налоговыми резидентами, – по ставке 30% (п. 3 ст. 224 НК РФ).
В свою очередь, организация "Альфа" является налоговым агентом и обязана при каждой выплате работникам дохода исчислить и удержать с суммы выплат (п. п. 1, 4 ст. 226 НК РФ). Для этого нужно определять налоговый статус каждого работника на дату выплаты ему дохода в виде премии.
Таким образом, 20 октября 2014 г. организация должна определить количество календарных дней, которые каждый из работников провел в РФ за 12 месяцев, предшествующих этой дате. Начало указанного 12-месячного периода приходится на 20 октября 2013 г., а окончание – на 19 октября 2014 г. (п. п. 2, 5 ст. 6.1 НК РФ).
Примечание
Подробнее о том, кто такие налоговые агенты и в каком порядке они исполняют свои обязанности, вы узнаете в гл. 9 "Порядок исчисления и уплаты налоговыми агентами". О ставках вы узнаете в гл. 7 "Налоговые ставки".
Как видно из примера, установление резидентства физического лица необходимо для правильного исчисления и уплаты в бюджет .
Поэтому, на наш взгляд, при определении даты, которой должны предшествовать 12 последовательных месяцев, нужно исходить из порядка уплаты суммы в бюджет, а именно:
1) если налог с дохода физического лица удерживает и уплачивает в бюджет налоговый агент в срок до истечения налогового периода, то датой, от которой нужно вести обратный отсчет 12-месячного периода, будет являться дата выплаты дохода. Дополнительно см. Письма Минфина России от 14.07.2011 N 03-04-06/6-170, от 14.07.2011 N 03-04-06/6-169, от 19.05.2011 N 03-04-06/6-117, ФНС России от 30.08.2012 N ОА-3-13/3157@, УФНС России по г. Москве от 24.07.2009 N 20-15/3/076408@. При этом в конце года определяется итоговый налоговый статус налогоплательщика (Письма Минфина России от 19.03.2013 N 03-04-06/8402, УФНС России по г. Москве от 29.07.2009 N 20-15/3/078295@);
2) если налог со своего дохода физическое лицо уплачивает самостоятельно в срок по истечении налогового периода, то и налоговый статус рассчитывается по состоянию на конец налогового периода. То есть дни нахождения налогоплательщика на территории РФ до начала налогового периода и после его окончания не учитываются (Письма Минфина России от 25.04.2011 N 03-04-05/6-293, ФНС России от 30.08.2012 N ОА-3-13/3157@).
Мы благодарим за предложенную тему статьи главного бухгалтера ООО «Трансфер» Менскую Елену Викторовну, г. Нижний Новгород.
Для всех случаев расчета среднего заработка по Трудовому кодексу установлен единый расчетный период - 12 календарных месяцев, предшествующих оплачиваемому периоду.
Вместе с тем организация может установить свой расчетный период в коллективном договоре или локальном нормативном акте, если это не ухудшает положение работнико вст. 139 ТК РФ . Обычно организации устанавливают расчетный период менее 12 месяцев. Одни из них хотят упростить расчет, если приходится исчислять средний заработок вручную, другие, чтобы избежать снижения заработка за время командировки, стремятся максимально приблизить размер среднего заработка к размеру оклада.
Посмотрим, как правильно установить расчетный период меньшей продолжительности и снизит ли это трудозатраты бухгалтерии.
Своя продолжительность расчетного периода
Расчетный период 12 месяцев установлен ТК РФ в целях объективного расчета среднего заработка. Ведь длительный расчетный период позволяет это сделать в ситуациях, когда:
- из расчетного периода исключаются продолжительные периоды времен ип. 5 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 (далее - Положение) (например, длительная командировка);
- зарплата работника значительно колеблется в течение года.
Если же исключаемые периоды непродолжительны или их вообще нет, а размер зарплаты не колеблется (например, работники получают только оклад), то можно установить расчетный период менее 12 календарных месяцев, например 6 месяцев, 4 месяца или 3 месяца.
Какой может быть минимальная и максимальная продолжительность своего расчетного периода?
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
Заместитель директора Департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
“ Расчетный период исчисляется в календарных месяцах, следовательно, минимальная продолжительность расчетного периода может составлять 1 месяц. Устанавливать расчетный период больше 12 месяцев не запрещено. Но уменьшение или увеличение расчетного периода не должно ухудшать положение работнико в” .
Когда можно применять свой расчетный период
Случаи, когда работодатель обязан выплачивать работнику средний заработок, установлены ТК РФ, и их немало. Можно ли применять свой расчетный период выборочно только для какого-то одного или для нескольких из этих случаев, например только для расчета заработка при направлении в командировку или при расчете отпускных?
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“ Установить расчетный период иной продолжительности, чем предусмотрено ТК РФ, для отдельных случаев выплаты заработной платы в коллективном договоре или локальном нормативном акте нельзя, так как ст. 139 ТК РФ установлена единая продолжительность расчетного периода для всех случаев, предусмотренных Трудовым кодексо м” .
Минздрав России
И еще один вопрос: можно ли изменить расчетный период только для отдельных групп работников?
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“ Установить расчетный период, отличающийся от установленного ТК РФ, можно как для всех работников организации, так и для отдельных категорий. Обычно продолжительность расчетного периода уменьшают для тех категорий работников, у которых заработная плата по месяцам практически не изменяетс я” .
Минздрав России
Итак, свой расчетный период не обязательно устанавливать для всех работников организации, его можно установить, например, для всех работников отдельного структурного подразделения. Но делать это стоит, если они получают один только оклад или оклад плюс ежемесячные фиксированные доплаты. Так как в остальных случаях уменьшенный расчетный период вряд ли приведет к увеличению среднего заработка работника.
Пункт локального нормативного акта организации (например, положения об оплате труда) об установлении своего расчетного периода можно сформулировать так.
Исчисление среднего заработка всем работникам Общества в предусмотренных Трудовым кодексом РФ случаях производится исходя из начисленной заработной платы и отработанного времени за 3 календарных месяца, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).
И еще учтите, что можно установить только свою продолжительность расчетного периода. Все остальные правила исчисления среднего заработка, установленные ст. 139 ТК РФ и Постановлением Правительства № 922, изменять нельзя.
Расчет придется делать дважды!
Размер среднего заработка, исчисленный исходя из вашего расчетного периода, должен быть не ниже, чем размер, исчисленный исходя из 12-ме -сячного период аст. 139 ТК РФ . Поэтому всегда придется делать расчет два раза:
- исходя из своего расчетного периода;
- исходя из 12-ме -сячного расчетного периода.
И из полученных результатов надо будет выбрать наибольший. Так что работы для бухгалтерии станет в два раза больше. К тому же большинство бухгалтерских программ позволяют автоматически рассчитать средний заработок только для 3-ме -сячного и 12-ме -сячного расчетного периода.
Пример. Определение размера среднего заработка, если в организации установлен свой расчетный период
/ условие / Работник направлен в командировку на 5 дней с 11 по 15 февраля 2013 г. Оклад работника - 15 000 руб. в месяц. В период с 3 по 30 сентября 2012 г. работник находился в ежегодном оплачиваемом отпуске. Других выплат и периодов, исключаемых из расчетного, у работника не было.
В организации установлен расчетный период 1 календарный месяц (с 1-го по последнее число месяца), предшествующий периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. Организация работает по календарю пятидневной рабочей недели. В месячный расчетный период войдет январь 2013 г. В январе 2013 г. при пятидневной рабочей неделе 17 рабочих дней.
В 12-ме -сячный расчетный период войдут февраль 2012 г. - январь 2013 г. На отработанное в этот период время приходится 230 рабочих дней. Выплаты работнику за этот период составили 165 000 руб. (15 000 руб. х 11 мес.).
/ решение / Алгоритм действий такой.
ШАГ 1. Рассчитываем средний заработок работника за расчетный период, установленный организацией: 882,35 руб/д. (15 000 руб. / 17 дн.)
ШАГ 2. Рассчитываем средний заработок работника исходя из 12-ме -сячного расчетного периода: 717,39 руб/д. (165 000 руб. / 230 дн.)
ШАГ 3. Рассчитываем средний заработок за дни командировки. Поскольку средний дневной заработок работника, исчисленный исходя из расчетного периода, установленного организацией, больше (882,35 руб/д. > 717,39 руб/д.), то его и берем для расчета: 4411,75 руб. (882,35 руб/д. х 5 дн.)
Если бы оплату за дни работы в командировке рассчитали из 12-ме -сячного расчетного периода, то работник получил бы на 824,80 руб. меньше (164,96 руб/д. х 5 дн.).
ВЫВОД
Решая, установить свой расчетный период или нет, нужно учитывать, что по сравнению со средним заработком за стандартный расчетный период:
- размер «своего» среднего заработка, рассчитанного исходя из рабочих дней (то есть для случаев, не связанных с оплатой отпуска в календарных днях (например, для оплаты командировки)), будет ощутимо больше, только если количество рабочих дней в календарном месяце/месяцах, входящих в расчетный период, не превышает 20 дней (в 2013 г. - это январь, февраль, март, май, июнь и ноябрь);
- размер «своего» среднего заработка для оплаты отпуска в календарных днях будет отличаться незначительно.
Не забудьте, что расчетный период для исчисления пособий и для заполнения справки в органы занятости изменить локальным актом нельз яч. 1 ст. 14 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ ; п. 2 ст. 3 Закона от 19.04.91 № 1032-1 .
Новое Положение об особенностях порядка расчета средней заработной платы (далее - Положение) утверждено постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 г. № 922. Оно пришло на смену Правилам, которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 11.03.2003 г. № 213. Применяется Положение во всех случаях, когда в соответствии с Трудовым кодексом необходимо рассчитывать среднюю заработную плату (за исключением больничных, декретных, пособия по уходу за ребенком и по безработице, а также стипендий). Речь идет, прежде всего, о расчете отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск. Об этих нововведениях и пойдет речь в нашей статье.
С какого момента применять новый порядок?
А кты Правительства, которые затрагивают права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливают правовой статус федеральных органов исполнительной власти, а также организаций, вступают в силу одновременно на всей территории Российской Федерации по истечении 7 дней после дня их первого официального опубликования. Это правило действует, если в самом акте не установлен иной порядок вступления в силу. Официальными источниками опубликования являются «Российская газета» и «Собрание законодательства РФ». Об этом сказано в пункте 5 указа Президента РФ 23.05.1996 г. № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти».
Поскольку постановление Правительства РФ № 922 было опубликовано в «Российской газете» от 29.12.2007 г. № 294, следовательно, документ вступает в силу с 6 января 2008 года. С этого момента и надо применять новое Положение.
Каков общий порядок расчета отпускных
Отпускные и компенсации за неиспользованный отпуск рассчитываются исходя из среднего заработка работника за последние 12 календарных месяцев, предшествующих времени отдыха или увольнения. Так сказано в статье 139 Трудового кодекса. Впрочем, в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников. Однако, установив иной период, все равно придется сравнивать, какая сумма отпускных больше: рассчитанная исходя из 12 календарных месяцев или из установленного в организации периода. Поэтому на практике большинство бухгалтеров берет в расчет 12 календарных месяцев. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).
Чтобы определить средний заработок, зарплату за последние двенадцать календарных месяцев делят на 12 и на среднемесячное число календарных дней - 29,4. Таким образом получают среднедневной заработок. Для расчета отпускных эту величину умножают на календарное число дней отпуска.
Выплаты, учитываемые при расчете среднего заработка
В статье 139 Трудового кодекса сказано, что для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат. Конкретный перечень выплат приведен в пункте 2 Положения. Причем он является открытым. Это означает, что если какая-то выплата там не упомянута, то ее все равно можно учесть при расчете среднего заработка. Главное условие - она должна быть связана с системой оплаты труда на предприятии.
Пункт 3 Положения теперь четко устанавливает, что при расчете среднего заработка не надо включать выплаты социального характера и иные выплаты, которые не относятся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.). Впрочем, несмотря на то, что такие выплаты не были упомянуты в старом порядке, они также в расчет не включались. Ведь и раньше выплаты социального характера не относились к системе оплаты труда.
Расчетный период
По общему правилу, отпускные и компенсации рассчитываются исходя из среднего заработка за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отпуска или увольнения.
Однако может случиться так, что у сотрудника не будет начисленной зарплаты или фактически отработанных дней в расчетном периоде или в периоде, который превышает расчетный. Другой вариант - все время расчетного периода исключается из него пунктом 5 Положения. В этом случае средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Положения).
Может случиться так, что и в предшествующем расчетном периоде у сотрудника не будет начислений и фактически отработанных дней. В этом случае пункт 7 Положения предписывает рассчитывать средний заработок исходя из зарплаты, начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце, когда он пошел в отпуск или уволился.
Пример 1
Свернуть Показать
Сотрудница компании работает с 2003 года. С 20 февраля 2006 года она ушла в декрет. После отпуска по беременности и родам (140 дней), с 10 июля 2006 года, она сразу же ушла в отпуск по уходу за ребенком. По истечении полутора лет, 11 января 2008 года, сотрудница вышла на работу, а через две недели, с 28 января 2008 года, сотрудница написала заявление с просьбой предоставить ей очередной отпуск сроком на 28 календарных дней. За две недели января ей было начислено 9 540 руб., она отработала 11 дней.
Таким образом, ее средний заработок составит 867,27 руб. (9 540 руб. / 11 дн.). А отпускные будут равны 24 283,64 руб. (867,27 руб. × 28 дн.).
Ну и, наконец, если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период, до начала расчетного периода и до того, как пошел в отпуск, средний заработок определяется исходя из установленной ему тарифной ставки, оклада (должностного оклада).
Периоды, исключаемые из расчета
В пункте 5 Положения приведен перечень выплат и периоды времени, которые исключаются из расчетного периода. По общему правилу из расчетного периода надо исключить время, когда работник:
- получал средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
- не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
- не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
- брал дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- освобождался в других случаях от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации. Скажем, речь идет об отпуске без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ), освобождении от работы на время прохождения обязательного медицинского осмотра (ст. 185 ТК РФ), отпуске по уходу за ребенком-инвалидом (ст. 262 ТК РФ) и т.д.
Практически тот же перечень приведен и в старом порядке. Однако нововведения есть. Согласно Положению при расчете среднего заработка надо учесть перерывы на кормление ребенка, даже несмотря на то, что за это время женщине выплачивается средний заработок. Такие периоды и начисления за них в расчет средней зарплаты войдут.
Кроме того, в новом перечне отсутствуют дни отдыха (отгулов) в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени при вахтовом методе организации работ и в других случаях в соответствии с законодательством Российской Федерации. То есть с 2008 года дни межвахтового отдыха и начисленные за это время суммы войдут в расчет.
Если расчетный период отработан не полностью
Порядок подсчета календарных дней в тех месяцах, когда период был отработан не полностью, претерпел изменения. Согласно пункту 10 Положения, чтобы определить число календарных дней, которое нужно взять в расчет среднего заработка, среднемесячное число календарных дней (29,4) делят на количество календарных дней этого месяца. Результат умножают на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце. Чтобы определить этот показатель, из общего количества календарных дней в данном месяце нужно вычесть календарные дни, которые приходятся на время, исключаемое из расчетного периода.
По старым правилам для определения календарных дней в не полностью отработанных месяцах нужно было число фактически отработанных дней умножить на поправочные коэффициенты 1,4 или 1,2 в зависимости от того, какая рабочая неделя установлена на предприятии: пятидневная или шестидневная.
Продемонстрируем новый порядок на примере.
Пример 2
Свернуть Показать
Предположим, что с 11 по 14 января 2008 года сотрудница компании была на больничном, в феврале 2008 года с 14 по 16 ездила в командировку, в августе 2007 года была в очередном отпуске сроком 14 календарных дней. Все остальные месяцы в 2007 году были ею отработаны полностью.
В марте 2008 года ей предоставлен очередной отпуск сроком на 28 календарных дней с 3 по 30 марта включительно. Расчетный период - с 1 марта 2007 года по 29 января 2008 года. За это время сотруднице начислили 178 000 руб. (исключая больничные, командировочные и отпускные). Определим число календарных дней, которые необходимо взять в расчет, в не полностью отработанных месяцах:
- январе 2008 года - 25,61 дн. (29,4 / 31 × (31 - 4));
- феврале 2008 года - 26,36 дн. (29,4 / 29 × (29 - 3));
- августе 2007 года - 16,12 дн. (29,4 / 31 × (31 - 14));
Таким образом, среднедневной заработок сотрудницы равен:
178 000 руб. / (29,4 дн. × 9 мес. + 25,61 дн. + 26,36 дн. + 16,12 дн.) = 535,03 руб.
То есть сумма отпускных составит:
535,03 руб. × 28 дн. = 14 980,84 руб.
А если отпуск предоставляется в рабочих днях? Как в этом случае рассчитать дни в не полностью отработанных месяцах? Никаких специальных положений в данном случае пункт 11 Положения не предусматривает. То есть фактическую, начисленную в период действия трудового договора заработную плату следует разделить на число рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели, приходящихся на фактически отработанное время. В данном случае действует тот же порядок, как если бы месяц был отработан полностью.
Учет премий в расчетном периоде
В пункте 15 Положения определено, как учитывать премии при расчете среднего заработка, вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год независимо от времени начисления вознаграждения.
По старым правилам вознаграждения по итогам работы за предшествующий календарный год учитывались при расчете среднего заработка в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода и также независимо от времени начисления (п. 14 Положения о средней зарплате).
Как видите, теперь больше не нужно распределять годовые премии, начисленные за прошлый год, на каждый месяц отчетного периода. То есть всю сумму годового вознаграждения, относящуюся к предшествующему календарному году, можно учесть при расчете среднего заработка полностью. Причем такая выплата включается в расчет независимо от того, когда начислена. Главное условие - расчетный период должен быть отработан полностью и из него не должны исключаться периоды, предусмотренные пунктом 5 Положения.
Ежемесячные премии и вознаграждения, фактически начисленные в расчетном периоде, учитываются полностью, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода.
Премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, учитываются в месяце их начисления за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает расчетного периода.
Если же период, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода, то такая премия включается в расчет в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.
То есть, как и раньше, при расчете отпускных учитываются только четыре квартальные премии, даже если в расчетный период попало пять премий. Какие конкретно из начисленных квартальных премий брать в расчет - большие по сумме или последние четыре из начисленных, - следует оговорить в коллективном договоре или другом документе организации. Если же, например, премия начислена за три года, то учесть ее можно в размере 1/36 за каждый из 12 месяцев расчетного периода.
Теперь давайте разберемся, как учитывать премии, если сотрудник не полностью отработал время, приходящееся на расчетный период, или из него исключалось время в соответствии с пунктом 5 Положения. В этом случае премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетный период. Исключение составляют вознаграждения, начисленные за фактически отработанное время в расчетном периоде (ежемесячные, ежеквартальные и др.). На практике это означает, что если премия начислена не в полном объеме, а исходя из отработанного времени, то ее не надо снова делить пропорционально отработанному времени, учтенному в расчетном периоде. Если же премия начислена за все отработанное время, но какие-то периоды исключались из него в соответствии с пунктом 5 Положения, то перерасчет сделать нужно.
По старым правилам бухгалтер, рассчитывая средний заработок, должен был пересчитывать любые премии за неполные месяцы, даже если они были начислены с учетом фактически отработанного времени.
Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, они учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм в порядке, установленном пунктом 15 Положения.
Пример 3
Свернуть Показать
Сотрудник, который работает в организации с 2003 года, идет в отпуск с 1 по 28 января 2008 года. Его оклад составляет 15 000 руб. По результатам 2007 года в феврале 2008 года работнику выдали годовую премию в сумме 15 000 руб. (без учета фактически отработанного времени). В расчетном периоде - с 1 января по 31 декабря 2007 года - было начислено:
1. Годовая премия начислена за 2007 год. Так как сотрудник отработал не весь расчетный период, всю сумму премии включить в доход не удастся. В расчет войдет:
15 000 руб. / 249 дн. × 229 дн. = 14 345 руб.
2. Средний дневной заработок:
(159 000 руб. + 14 345 руб.) / (29,4 × 11 + (29,4 / 31 × 23)) дн. = 532,88 руб.
Следовательно, отпускные за апрель составят:
532,88 руб. × 28 дн. = 14 920,57 руб.
Если зарплата изменилась
Особенности расчета среднего заработка при повышении зарплаты установлены пунктом 16 Положения.
Итак, при повышении в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок (должностных окладов, денежного вознаграждения) средний заработок работников повышается в следующем порядке:
- если повышение произошло в расчетный период, то выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные за предшествующий повышению период времени, повышаются на коэффициенты. Они рассчитываются путем деления тарифной ставки (должностного оклада, денежного вознаграждения), установленной в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, на тарифные ставки (должностные оклады, денежное вознаграждение) каждого из месяцев расчетного периода;
- если повышение произошло после расчетного периода до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, то повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период;
- если повышение произошло в период отпуска, то часть среднего заработка повышается с даты увеличения тарифных ставок (должностных окладов, денежного вознаграждения) до окончания указанного периода.
По новым правилам, если в организации повышаются тарифные ставки или оклады, то средний заработок увеличивается также на сумму выплат, которые установлены к этим тарифам и окладам в фиксированном размере (проценты, кратность) .
Пример 4
Свернуть Показать
Сотруднику установлен оклад в размере 15 000 руб. Кроме того, Положением о заработной плате ежемесячно ему положена доплата в размере 15 процентов от суммы оклада. В этом случае при индексации зарплаты в расчет среднего заработка войдут как увеличенный оклад, так и сумма доплаты.
Если для выплат, установленных к тарифам и окладам, предусмотрен диапазон значений, то они к среднему заработку не прибавляются. Кроме того, средний заработок не повышается на выплаты, которые установлены в абсолютном размере.
При суммированном учете рабочего времени сотрудник сначала несколько дней работает, а затем столько же дней отдыхает. Однако специального порядка расчета среднего заработка для таких работников Положение не предусматривает. В данном случае применяется общий порядок. То есть фактическую зарплату сотрудников в расчетном периоде делят на 12 и на 29,4. А как быть, если месяц отработан не полностью? Тут также стоит воспользоваться обычным порядком. То есть среднемесячное число календарных дней (29,4) делят на количество календарных дней этого месяца и умножают на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце. Чтобы определить этот показатель, из общего количества календарных дней в данном месяце нужно вычесть календарные дни, которые приходятся на время, исключаемое из расчетного периода. При этом не имеет значения, сколько рабочих часов сотрудник фактически отработал в том или ином рабочем дне и сколько ему было предоставлено выходных.
Если отпуск работника прервался
Согласно статье 125 Трудового кодекса по согласию работника он может быть отозван из отпуска. В этой же статье сказано, что нельзя отзывать из отпуска сотрудников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Неиспользованную часть отпуска сотрудник может взять в любое удобное для него время в текущем году или присоединить к отпуску за следующий год. Излишне полученные отпускные возвращают в кассу компании. Впрочем, на практике такое случается редко. Просто «лишние» отпускные бухгалтер удержит из следующей зарплаты работника.
Пример 7
Свернуть Показать
Работник организации взял отпуск на 28 календарных дней - с 1 по 28 марта 2008 года включительно. Расчетный период: март 2007 года - февраль 2008 года. Оклад сотрудника составляет 10 000 руб. Предположим, в июне 2007 года сотрудник брал отпуск на 28 календарных дней, а в августе и сентябре 2007 года ездил в командировки на 5 и 6 дней в общей сложности соответственно. За расчетный период сотруднику начислили 163 664,8 руб. (без учета командировочных и отпускных).
Календарные дни составят:
- в июне 2007 года - 1,96 дн. (29,4 / 30 × 2);
- в августе 2007 года - 24,66 дн. (29,4 / 31 × 26);
- в сентябре 2007 года - 23,52 дн. (29,4 / 30 × 24).
То есть среднедневной заработок сотрудника равен:
163 664,8 руб. / (29,4 × 9 + 1,96 + 24,66 + 23,52) = 520 руб.
Сумма отпускных составила:
520 руб. × 28 дн. = 14 560 руб.
Предположим, что 19 марта сотрудник был вызван на работу по производственной необходимости. Сотрудник согласился выйти на работу на 10 дней раньше положенного срока. Оставшуюся часть отпуска сотрудник решил отгулять с 21 по 30 апреля 2008 года.
Зарплата сотрудника за отработанные в марте дни составила 8 000 руб. Из этой суммы было решено удержать излишне начисленные отпускные, равные 5 200 руб. (14 560 руб. / 28 дн. × 10 дн.). Таким образом, за март заработок составил 2 800 руб. (8 000 - 5 200).
В апреле 2008 года сотруднику рассчитывают отпускные за вторую половину отдыха. На этот раз в расчетный период вошли апрель 2007 года - март 2008 года. При этом из него исключается время, когда сотрудник отдыхал в первый раз. В марте он отработал 10 дней. В календарных днях это будет равно 9,48 дням (29,4 / 31 × 10). А за расчетный период он заработал 156 664,8 руб. (без учета отпускных). Его среднедневной заработок составил:
156 664,8 руб. / (29,4 × 8 + 1,96 + 24,66 + 23,52 + 9,48) = 531,39 руб.
А отпускные за декабрь будут равны:
531,39 руб. × 10 дн. = 5 313,9 руб.
И в интернете, и в печатных изданиях, и в правовых системах существует множество информационных материалов, которые учат бухгалтера, как правильно рассчитывать отпускные сотрудникам в тех или иных случаях. Наш же материал предназначен для самих сотрудников, для которых довольно часто и сам порядок расчета отпускных и, соответственно, предполагаемая сумма причитающихся им отпускных выплат - тайна, покрытая мраком.
Далеко не все сотрудники, например, в курсе, что отпуск может привести к значительным денежным потерям, если брать его в таких месяцах, как январь и май. Поэтому, несмотря на разумность присоединения нескольких дней отпуска к государственным праздникам, такой выбор может быть совсем не выгоден для работника с финансовой точки зрения.
Ниже мы рассмотрим теоретические аспекты расчета отпускных выплат, а так же произведем расчеты, наглядно демонстрирующие, когда отпуск брать выгодно, а когда - вовсе нет.
Это особенно актуально в свете предстоящих майских праздников - многие предпочитают не работать 6, 7 и 8 мая, а взять на эти дни отпуск и получить в результате полноценные весенние каникулы. Но далеко не все представляют, во сколько им это обойдется.
Кроме того, мы постараемся пролить свет на запутанную систему переноса выходных дней и их отличие от праздничных в целях предоставления отпусков.
Немного теории
Отпускам посвящена целая 19 глава Трудового кодекса (ТК РФ), которая так и называется «Отпуска».Помните, что оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Но по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев (ст.122 ТК РФ).
На основании ст.125 ТК РФ, по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
Согласно ст.114 ТК РФ, работникам предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в соответствии со ст.115 ТК РФ составляет 28 календарных дней . То есть за год работы каждый сотрудник «зарабатывает» себе 28 дней отпуска.
Путем несложных вычислений легко выяснить, что за каждый месяц работы полагается 2,33 отпускных дня (28 календарных дней отпуска/12 месяцев).
Обратите внимание: В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются :
- время отсутствия работника на работе без уважительных причин;
- время отпусков по уходу за ребенком;
- время административных отпусков «за свой счет», превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
Вот здесь то и кроется разница между зарплатой и отпускными:
- Зарплата выплачивается за отработанное время и считается по рабочим дням.
- Отпускные выплачиваются за календарные дни и считаются по среднему заработку .
Расчет среднего заработка
Средний заработок рассчитывается в соответствии с положениями:- ст.139 ТК РФ,
- Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007г. №922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».
1. Заработная плата, включая надбавки и коэффициенты:
- по окладу, тарифам, сдельная, в виде % от выручки и пр.,
2. Премии и другие вознаграждения, относящиеся к вознаграждениям за труд.
3. Другие виды выплат относящиеся к заработной плате.
Обратите внимание: Все остальные виды выплат, которые не относятся к оплате труда , в расчете среднего заработка не участвуют.
Так, например, не включаются в расчет:
- премии к праздникам (например, премии к Новому году, 8 марта и т.п.).
- пособия и прочие выплаты социального характера (декретные, оплата больничных и т.п.).
- подарки.
- материальная помощь.
- другие выплаты, не относящиеся к оплате труда.
- начисленной сотруднику заработной платы,
- отработанного сотрудником времени,
Обратите внимание: Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).
При расчете среднего заработка из расчетного периода исключаются время и начисленные за это время суммы (п.5 Постановления №922), если:
- Сотруднику выплачивался средний заработок (в том числе - при нахождении в командировке).
- Сотрудник находился на больничном или в декретном отпуске и получал соответствующие пособия.
- Работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства (4 выходных дня, оплачиваются ФСС из федерального бюджета).
- Работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.
- работнику не начислялась зарплата,
- нет фактически отработанных дней (за 12 месяцев или за больший период),
- все 12 месяцев состоят из времени, исключаемого из расчетного периода (например, сотрудник находился в отпуске по уходу за ребенком до 1.5 лет),
Если у работника за предыдущие 24 месяца:
- нет начислений зарплаты,
- нет фактически отработанных дней,
То есть, если сотрудник только недавно поступил на службу и еще не успел отработать 24 месяца или он находился в отпуске по уходу за ребенком до 3х лет, средний заработок будет считаться исходя из текущей зарплаты.
Если у работника:
- нет начислений зарплаты за предыдущие 24 месяца,
- нет фактически отработанных дней за предыдущие 24 месяца,
- нет начислений зарплаты в месяце, в котором рассчитывается средний заработок,
- нет отработанных дней в месяце, в котором рассчитывается средний заработок,
Расчет отпускных
На основании ст.139 ТК РФ, средний дневной заработок для оплаты отпусков (и выплаты компенсацииза неиспользованные отпуска) считается за последние 12 календарных месяцев. Путем сложения сумм заработной платы (и прочих выплат) за каждый из этих месяцев мы получаем общую сумму заработка, которая впоследствии делится на 12 (месяцев) и на 29.4 (среднемесячное число календарных дней). Таким образом определяется «цена дня» для отпускных выплат в подавляющем большинстве случаев.Обратите внимание: В коллективном договоре, правилах внутреннего распорядка (или в другом локальном нормативном акте) могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, например, 3 месяца. Но применение такого метода возможно только в том случае, если это не ухудшает положение работников .
Это означает, что при установлении иных периодов расчета среднего заработка, бухгалтерия должна выполнить расчет исходя из положений ТК РФ и исходя из положений, утвержденных компанией и сравнить полученные показатели. Это необходимо для того, чтобы обоснованно подтвердить отсутствие ухудшения положения работников.
Формула для определения среднего заработка при расчете отпускных:
1. В случае, если предыдущие 12 месяцев отработаны сотрудником полностью:
2. В случае, если предыдущие 12 месяцев отработаны сотрудником не полностью:
Где: Х - количество месяцев, отработанных полностью. У - количество отработанных календарных дней в месяце (месяцах) отработанном (отработанных) не полностью. С - общее количество календарных дней в месяце (месяцах) за каждый не полностью отработанный месяц (месяцы).
Сумма отпускных выплат определяется по формуле:
Примеры расчета отпускных
Пример 1.
Если мы говорим о сотруднике, который работает 5 рабочих дней в неделю и при этом:- регулярно ходит на работу и не бывает в длительных неоплачиваемых отпусках.
- не берет больничных (либо их совсем мало).
- не ездит в командировки (либо они редкие и краткосрочные).
- ежемесячно получает одну и ту же сумму заработной платы.
Допустим, заработная плата такого сотрудника составляет 50 000 руб. «чистыми», т.е. это сумма, которую он получает ежемесячно «на руки» (оклад в этом случае составит 57 471.26 руб.)
Тогда цена отпускного дня составит 1 700.68 руб. (50 000 / 29.4), а сумма отпускных за 7 календарных дней - 11 904,76 руб. (1 700.68 * 7).
Если же сотрудник экономит отпускные (не во всех компаниях сотрудникам предоставляется такая возможность), то он может взять 5 дней отпуска (с понедельника по пятницу) и тогда сумма отпускных составит 8 503.40 руб. Таким образом, сотрудник может «сэкономить» отпускные дни, но при этом - потеряет в выплатах.
Ниже в Таблице №1 рассчитаем цену рабочего дня и разницу между рабочим и отпускным днем в соответствии с .
Таблица №1
| 2013 год | Кол-во рабочих дней | Сумма зарплаты «чистыми» | Цена рабочего дня | Цена отпускного дня | Разница |
| январь | 17 | 50 000,00 | 2 941,18 | 1 700,68 | 1 240,50 |
| февраль | 20 | 50 000,00 | 2 500,00 | 1 700,68 | 799,32 |
| март | 20 | 50 000,00 | 2 500,00 | 1 700,68 | 799,32 |
| апрель | 22 | 50 000,00 | 2 272,73 | 1 700,68 | 572,05 |
| май | 18 | 50 000,00 | 2 777,78 | 1 700,68 | 1 077,10 |
| июнь | 19 | 50 000,00 | 2 631,58 | 1 700,68 | 930,90 |
| июль | 23 | 50 000,00 | 2 173,91 | 1 700,68 | 473,23 |
| август | 22 | 50 000,00 | 2 272,73 | 1 700,68 | 572,05 |
| сентябрь | 21 | 50 000,00 | 2 380,95 | 1 700,68 | 680,27 |
| октябрь | 23 | 50 000,00 | 2 173,91 | 1 700,68 | 473,23 |
| ноябрь | 20 | 50 000,00 | 2 500,00 | 1 700,68 | 799,32 |
| декабрь | 22 | 50 000,00 | 2 272,73 | 1 700,68 | 572,05 |
В Таблице №2 посчитаем, какую сумму получит сотрудник, взяв недельный отпуск в каждом из месяцев в 2013 году. Из количества рабочих дней за каждый месяц вычтем 5 рабочих дней, которые будут пропущены работником в обычном случае при отпуске 7 дней и подсчитаем, какую сумму выплат (зарплата + отпускные) он получит.
Таблица №2
| 2013 год | Кол-во отработанных рабочих дней | Сумма зарплаты за отработанное время | Отпускные | Итого "на руки" |
| январь | 12 | 35 294,12 | 11 904,76 | 47 198,88 |
| февраль | 15 | 37 500,00 | 11 904,76 | 49 404,76 |
| март | 15 | 37 500,00 | 11 904,76 | 49 404,76 |
| апрель | 17 | 38 636,36 | 11 904,76 | 50 541,13 |
| май | 13 | 36 111,11 | 11 904,76 | 48 015,87 |
| июнь | 14 | 36 842,11 | 11 904,76 | 48 746,87 |
| июль | 18 | 39 130,43 | 11 904,76 | 51 035,20 |
| август | 17 | 38 636,36 | 11 904,76 | 50 541,13 |
| сентябрь | 16 | 38 095,24 | 11 904,76 | 50 000,00 |
| октябрь | 18 | 39 130,43 | 11 904,76 | 51 035,20 |
| ноябрь | 15 | 37 500,00 | 11 904,76 | 49 404,76 |
| декабрь | 17 | 38 636,36 | 11 904,76 | 50 541,13 |
Как видно из Таблицы №2, самыми «выгодными» месяцами для отпускника являются:
- апрель,
- июль,
- август,
- октябрь,
- декабрь.
Пример 2.
Намного сложнее все обстоит, если сотрудник, хоть и работает на условиях 5-дневной рабочей недели, но при этом:- бывает в длительных неоплачиваемых отпусках.
- часто берет больничные.
- часто и подолгу находится в командировках.
- ежемесячно получает разные суммы заработной платы.
В Таблице №3 рассчитаем сумму среднего заработка для сотрудника, который пришел в компанию с января месяца. Предположим, что данный сотрудник отработал полностью январь, а в феврале и марте отсутствовал по болезни.
Оплата труда сотрудника предполагает премирование по итогам месяца.
Таблица №3
К сожалению, расчет среднего заработка в рассматриваемом случае излишне трудоемок. Поэтому мы предлагаем пользоваться упрощенным расчетом, осознавая, что это приведет к некоторым погрешностям в вычислениях. Что касается «выгодности» отпуска, то она будет с большей или меньшей разницей аналогичной Примеру 1.
Майские праздники
Остановимся подробнее на предстоящих майских праздниках.Согласно Постановлению Правительства РФ от 15.10.2012г. №1048 «О переносе выходных дней в 2013 году», в связи с совпадением праздничных нерабочих дней 5 и 6 января с субботой и воскресеньем, а 23 февраля с субботой, предусмотрен перенос выходных дней с субботы 5 января на четверг 2 мая, с воскресенья 6 января на пятницу 3 мая и с понедельника 25 февраля на пятницу 10 мая.
Таким образом, в предстоящем мае мы не работаем с 1 по 5 мая включительно и с 9 по 12 мая включительно.
Всего в мае 31 календарный день, 18 рабочих дней, 2 праздничных дня и 11 выходных дней.
Два праздничных дня - это 1 и 9 мая (ст.112 ТК РФ). Все остальные дни являются переносом выходных и не рассматриваются, как праздничные дни с точки зрения трудового законодательства. Это обстоятельство важно, так как в соответствии со ст.120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются .
Совсем другое дело - выходные дни. Они включаются в число календарных дней отпуска. Соответственно, если сотрудник пишет заявление на отпуск с 1 по 10 мая, то он использует 8 календарных дней отпуска (1 и 9 мая в число дней отпуска не войдут). Из них 3 дня будут приходиться на рабочие дни и 5 - на выходные.
С точки зрения отпускных выплат это более приятный вариант. Однако, он совершенно не подходит большинству трудящихся, которым ценны сами дни отпуска. Таким образом, для экономии дней отпуска заявление на отпуск можно будет написать на 6, 7 и 8 мая - 3 дня.
В Таблице №4 приведем расчет «потерь» при таком выборе, используя данные Примера №1 (заработная плата 50 000 руб. «чистыми», цена отпускного дня 1 700.68 руб.).
Таблица №4
Как видно из приведенной Таблицы, «стоимость» майского отпуска на 3 рабочих дня составит 3 231,29 руб.
А теперь рассмотрим иной вариант соединения небольшого отпуска и майских праздников - 2 дня отпуска берутся в конце апреля (29 и 30). Таким образом, 2 последних выходных апреля прибавляются к 2 отпускным дням и к 5 дням первых майских праздников. Получаются каникулы длинною 9 дней, а так же экономия денег и 1 отпускного дня.
Расчет «стоимости» такого отпуска представлен в Таблице №5.
Таблица №5
Как видно из Таблицы №5, «стоимость» апрельского отпуска на 2 рабочих дня составит 1 144,09 руб. (плюс сохраняется один отпускной день ценой в 1 700,68 руб.), что гораздо выгоднее майского отпуска:
- экономия на выплатах 2 087,20 руб. + экономия отпускного дня 1 700,68 руб. = 3 787,88 руб. экономии всего.
Как самому посчитать размер отпускных и причитающейся зарплаты во время майских праздников
Если взять в мае отпуск на 5 дней, то отпускных, конечно, получится больше, чем за 3 дня. Но зато будут использованы 2 отпускных дня, которые могли бы пригодиться позже. Поэтому, на наш взгляд, большее количество дней отпуска логично брать, если у вас много отпускных, которые вы не отгуляли ранее.В общем-то, причитающиеся суммы легко можете посчитать самому.
1. Берем зарплату за месяц (если она каждый месяц разная, берем нечто среднее) и делим ее на 18 рабочих дней мая - получаем цену рабочего дня в мае.
2. Ту же сумму зарплаты, что и в п.1, делим на 29.4 - получаем цену отпускного дня.
3. Смотрим и выбираем там дни, на которые возьмем отпуск. Затем смотрим, сколько в этом отпуске будет рабочих дней (1 и 9 мая праздничные дни, они в дни отпуска не войдут, а вот все остальные - выходные и могут стать отпускными днями).
4. Из 18 рабочих дней мая вычитаете те рабочие дни, которые будете отдыхать. Полученное кол-во дней умножаем на цену рабочего дня (см. пункт 1). Получаем сумму зарплаты за май, за отработанное время.
5. Количество отпускных дней умножаем на цену отпускного дня (см. пункт 2). Получаем сумму отпускных выплат.
6. Складываем п.4 и п.5 - получаем сумму выплат (зарплата + отпускные) за май. Сравниваем со своей обычной зарплатой и смотрим на разницу.
Всем хорошего отпуска!