Учет ТМЦ в бухгалтерии: проводки и документы. Разработка автоматизированной системы учета материальных ценностей "ас умц" · Учёт доходов, расходов, в том числе индивидуальных предпринимателей
Для оперативного учета ТМЦ недостаточно иметь информацию об их суммарной стоимости, а зачастую недостаточно знать даже просто их перечень и количество. Если у предприятия несколько складов, и одни и те же активы находятся на различных складах, то для повышения эффективности, оперативности и точности учета нужно знать количественное и списочное распределение ТМЦ в разрезе складов. Для активов с ограниченным сроком хранения нужно хранить информацию об окончании этих сроков, чтобы предотвратить залеживание и порчу активов. Если при инвентаризации на складе обнаружен бракованный товар, то в системе необходимо зафиксировать информацию о ненадлежащем качестве этого товара. Если какие-то запасы приобретены или изготовлены специально под некоторый заказ покупателя, то нужно предотвратить возможность использования таких ТМЦ на другие нужды и так далее. Фиксация в системе такой дополнительной информация о свойствах объекта, о месте нахождения и другой необходимой информации позволяет анализировать данные об остатках и движениях ТМЦ в разрезе этих параметров. Виды такой дополнительной информации будем называть аналитическими разрезами складского учета. Ведение аналитического учета по дополнительным свойствам накладывает такие обязательства на регистрацию хозяйственных операций в учете:
-
Ордерный учет
На основе раздельного формирования и хранения количественных и стоимостных данных о ТМЦ построена система ордерного учета. Расходный и приходный ордер на товары - документы внутреннего складского учета, которыми оформляют только количественные перемещения ТМЦ в разрезе мест хранения. Документы, которыми регистрируют суммовые показатели этих количественных движений, называют финансовыми документами.
Ордера используются для быстрого учета движения товаров на складах в численном выражении. При операциях «Приход товаров», финансовые документы могут запаздывать, а приходные ордера предоставляют возможность быстро оформить приход продукции на склад и увеличить объем доступных остатков на складе в учетной системе. При осуществлении продажи товаров все происходит наоборот, первым делом выписываются финансовые документы, а потом на их основании делается отгрузка со склада и оформляется расходный складской ордер.
Важным принципом ордерной системы в типовой конфигурации является ее опциональность. То есть, постановление об использовании ордерной системы при оформлении какой-либо конкретной хозяйственной операции можно принимать отдельно для каждого случая.
Нас находят: учет тмц на предприятии , учет тмц , принципы учета тмц, учет тмц на складе, учёт тмц на предприятии, учет тмц украина, учет товарно-материальных ценностей, учет и контроль тмц, тмц украина, контроль остатков тмц
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru
ВВЕДЕНИЕ
В рамках данного дипломного проекта была разработана автоматизированная система учёта материальных ценностей «АС УМЦ».
Использование такой системы позволяет решить следующие задачи:
· Повышение эффективности и достоверности учета движения материальных ценностей;
· Уменьшение вероятности ошибок, вызванных «человеческим фактором»;
· Сокращение трудозатрат и временных издержек по учету движения материальных средств;
· Уменьшение вероятности воровства и несанкционированного использования материальных средств;
· Улучшение контроля за составом, местонахождением и перемещением материальных ценностей;
· Возможность обработать полученные материалы для создания системы внутреннего контроля и принять управленческие решения.
Современный рынок имеет небольшое количество таких систем, некоторые из которых являются громоздкими и требуют специальных знаний от пользователя. В отличие от аналогов система «АС УМЦ» учитывает все достоинства и недостатки аналогичных программный продуктов, не требует наличия выхода в глобальную сеть, является кроссплатформенным программным обеспечением.
программирование модуль учет материальный ценность
1. ПРОБЛЕМА
На данный момент существует несколько проблем, связанных с текущим учетом материальных ценностей, а именно:
· контроль передвижения материальных ценностей из одного подразделения в другое,
· передача имущества сторонней организации,
· фиксирование материальной ценности за ответственным лицом,
· синхронизация данных между несколькими организациями / объектами
· возможность загрузки данных из EXCEL или 1C,
· выгрузка данных в формате EXCEL, Word, PDF,
· отсутствие удобного интерфейса для пользователя,
· администрирование программы осуществляется только специалистами узкого профиля.
2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ
Цель данного проекта -- предоставить пользователям систему по учёту материальных ценностей, которая выполняет широкий ряд функций, является простой в эксплуатации, не имеет специальных требований для работы с ней. Одним из важных требований к системе является обеспечение защиты и сохранности данных, потому что главными пользователями такой системы являются крупнопромышленные предприятия, военные производственные объекты.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
1. Провести обзор, оценить возможности современных систем, предназначенных для учёта материальных ценностей.
2. Провести обзор языков программирования и сделать обоснованный выбор одного из них.
3. Провести обзор систем управления базами данных и сделать обоснованный выбор одной из них.
4. Спроектировать ER-модель базы данных и структуру таблиц.
5. Разработать программные модули, выполняющие необходимые в системе функции.
6. Разработать интерфейс для пользователей системы.
7. Провести оценку эффективности разработанной системы.
8. Разработать документацию к системе.
3. ОБЗОР АНАЛОГОВ
Рассмотрим следующие системы учета материальных ценностей, существующие на рынке:
Microsoft Excel -- офисная программа для работы с электронными таблицами. Создана корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможность хранить, организовывать, анализировать информацию, проводить экономические расчеты. Программа имеет графические инструменты и язык макропрограммирования VBA (Visual Basic for Application) .
Ниже представлен внешний вид программы Microsoft Excel (Рисунок 1).
Рисунок 1 -- Внешний вид интерфейса Microsoft Excel.
Функции программы позволяют проводить практически любые манипуляции с цифрами. Электронная таблица является основным средством, которая используется для обработки и анализа цифровой информации с помощью средств вычислительной техники. При этом кроме числовых и финансовых операций, Microsoft Excel может использоваться в процессе анализа данных, при построении графиков.
Программа имеет только табличный интерфейс. При организации информации в одном файле любой пользователь, открывший файл, открывает и все его рабочие листы.
Google Docs -- бесплатный онлайн-офис, включающий в себя текстовый, табличный процессор и сервис для создания презентаций, а также интернет-сервис облачного хранения файлов с функциями файлообмена, разрабатываемый компанией Google . Пример интерфейса представлен на рисунке 2.
Рисунок 2 -- Внешний вид интерфейса Google Docs.
Это программное обеспечение, работающее в рамках веб-браузера без установки на компьютер пользователя. Таблицы и документы, которые создал и загрузил в программу пользователь, сохраняются на сервере Google. Файлы также могут быть экспортированы в файл. Ключевым преимуществом сервиса является то, что доступ к данным на сервере Google может осуществляться с любого компьютера, имеющего выход в глобальную сеть. Доступ к данным защищен паролем .
Из недостатков нужно отметить сбои -- в такие моменты редактировать документ невозможно. Сервис требует наличие интернета. Согласно соглашению, которое пользователь заключает с компанией, Google (и партнеры) имеют разрешение на применение, хранение, воспроизведение, модификацию (к примеру, перевод, либо другие изменения, в случае если это нужно для правильной работы с нашими сервисами), и еще право публикации и общественной демонстрации загруженного файла.
1С:Предприятие -- автоматизированная комплексная программа, помогающая вести налоговый учет. Позволяет автоматически формировать необходимые документы, проводить расчёты, проверять отчетность, анализировать деятельность предприятия .
Внешний вид программы 1С:Предприятие представлен на рисунке 3.
Рисунок 3 -- Внешний вид интерфейса 1С:Предприятие.
Программа позволяет автоматизировать различные участки учёта:
· Учёт материально-производственных запасов, средств и активов.
· Учёт различных операций и расчётов.
· Учёт доходов, расходов, в том числе индивидуальных предпринимателей.
· Учёт различных видов налогов.
· Учёт деятельности, облагаемой единым налогом на вмененный доход.
1С:Предприятие требует специальных знаний от пользователя. При обновлении платформы достаточно часто пользователи сталкиваются с тем, что лицензионные ключи перестают работать. Распространена проблема некорректной работы нового функционала. Это приводит к парализации работы компании и несению убытков.
МойСклад -- коммерческий продукт для управления торговлей и складского учёта, предназначенный для автоматизации малого и среднего бизнеса. Облачный сервис реализует функции обработки заказов, управления продажами и закупками, складского учёта и контроля финансовых расчетов .
Программа Мои?Склад
· позволяет оптимизировать учет складских запасов, операции?, товаров, товарооборота, заказов, остатков и движения финансовых средств,
· интегрируется с программами автоматизации бухгалтерского и налогового учета,
· выводит на печать необходимую информацию в виде документов по унифицированным или создаваемым пользователем шаблонам (счета, фактуры, накладные и т.п.).
На рисунке 4 представлен внешний вид программы Мои?Склад.
Рисунок 4 -- Внешний вид интерфейса Мои?Склад.
Обязательным условием работы программы является наличие выхода в интернет. Организации, имеющие только локальную сеть, например, военные или засекреченные предприятия, не могут быть пользователями этой программы.
АСУ ТМЦ (Автоматизированная система учета товарно-материальных ценностей) -- автоматизированная программа, помогающая вести налоговый учет. Автоматически проводит расчёты, формирует документы, проверяет отчетность, анализирует деятельность предприятия .
АСУ ТМЦ позволяет осуществлять:
Постановку на учет ТМЦ;
Инвентаризацию ТМЦ с помощью ручных RFID считывателей;
Поиск заданного ТМЦ по RFID метке;
Контроль правильности подбора ТМЦ по документу (накладной);
Контроль движения (отгрузки) ТМЦ;
Формирование отчетов о результатах инвентаризации и фактах движения;
Интеграцию с существующими учетными системами.
Ниже представлен внешний вид программы АСУ ТМЦ (Рисунок 5).
Рисунок 5 -- Внешний вид интерфейса АСУ ТМЦ.
АСУ ТМЦ требует специальных знаний от пользователя. Отсутствует разграничение прав доступа: каждый зарегистрированный пользователь может редактировать и удалять любую информацию в программе. В программе возможен только экспорт в EXCEL.
По результатам обзора аналогов была составлена сравнительная таблица (Таблица 1).
Таблица 1 -- Сравнение аналогов.
Аналог/ Критерий
1C:Бухгалтерия
МойСклад
Удобный интерфейс
Поиск/ Фильтрация
Разграничены права доступа
Исходя из таблицы 1 было принято решение о создании собственной системы учёта материальных ценностей, учитывающей все имеющиеся недостатки конкурентов.
4. МЕТОДЫ И СРЕДСТВА РАЗРАБОТКИ
При разработке Системы были использованы современные веб-технологии: AJAX, LAMP. Используемые программные средства, языки программирования, библиотеки: Mysql 5.6, PHP 5.5, jQuery 1.8.3 и Bootstrap.
Выбор средства разработки определяется:
а) сжатыми сроками на разработку программного продукта;
б) необходимостью интеграции с информационной система управления «Промышленная безопасность и охрана труда» (ИСУ ПБиОТ), являющейся продуктом компании ООО «Бреалит». Движок системы ИСУ ПБиОТ написан на PHP 5.5, использует систему управления базами данных Mysql 5.6 и библиотеки, jQuery 1.8.3 и Bootstrap.
4.1 Выбор средств разработки
База данных MySQL
MySQL - это реляционная система управления базами данных. Она не предназначена для работы с большими объемами информации, но её оптимально использовать для создания как небольших, так и достаточно крупных интернет сайтов, .
MySQL отличатся высокой скоростью работы, надежностью, гибкостью. Поддержка сервера MySQL автоматически включается в поставку PHP .
Краткий перечень возможностей MySQL [ 7 ] :
· Поддерживается неограниченное количество пользователей, одновременно работающих с базой данных.
· Скорость работы быстрее, чем у других СУБД
· Количество строк в таблицах может достигать более 50 млн.
· Быстрое выполнение команд. Возможно MySQL самый быстрый сервер из существующих.
· Простая и эффективная система безопасности.
· Поддержка вложенных запросов.
· Реализована поддержка транзакций.
· Поддержка триггеров, хранимых процедур, внешних ключей.
Недостатки MySQL [ 7 ] :
· Поддержка транзакций не достаточно хорошо проверена.
· Медленная разработка.
· Некоторые движки MySQL не поддерживают полнотекстовый поиск.
Язык PHP
PHP (рекурсивный акроним словосочетания PHP: Hypertext Preprocessor) - это распространенный язык программирования общего назначения с открытым исходным кодом. PHP сконструирован специально для ведения Web-разработок и его код может внедряться непосредственно в HTML .
Преимущества PHP :
· является свободным программным обеспечением, распространяемым под особой лицензией (PHP license);
· легок в освоении на всех этапах;
· поддерживается большим сообществом пользователей и разработчиков;
· имеет развитую поддержку баз данных;
· имеется огромное количество библиотек и расширений языка;
· может использоваться в изолированной среде;
· предлагает нативные средства организации веб-сессий, программный интерфейс расширений;
· является довольно полной заменой проприетарной среды ASP (Active Server Pages) от Microsoft;
· может быть развёрнут почти на любом сервере;
· портирован под большое количество аппаратных платформ и операционных систем.
Недостатки PHP :
· не подходит для создания десктопных приложений или системных компонентов;
· имеет слабые средства для работы с исключениями;
· глобальные параметры конфигурации влияют на базовый синтаксис языка, что затрудняет настройку сервера и разворачивание приложений;
· объекты передаются по значению, что смущает многих программистов, привыкших к передаче объектов по ссылке, как это делается в большинстве других языков;
· веб-приложения, написанные на PHP, зачастую имеют проблемы с безопасностью.
Библиотека jQuery
Библиотека jQuery -- это библиотека, содержащая элементы управления JavaScript. Она позволяет упростить разработку приложений, основанных на JavaScript, особенно содержащих AJAX и другие технологии, ориентированные на использование в сети. JavaScript совместно с различными диалектами XML стал активно использоваться в разработке пользовательских интерфейсов как веб-приложений. JavaScript вместе с CSS (каскадными таблица стилей) используется для создания динамических сайтов .
jQuery может :
· обращаться к любому элементу DOM (объектной модели документа) и не только обращаться, но и манипулировать ими;
· работать с событиями;
· легко осуществлять различные визуальные эффекты;
· работать с AJAX (очень полезная технология, позволяющая общаться с сервером без перезагрузки страницы, но пока мы ее трогать не будем);
· имеет огромное количество JavaScript плагинов, предназначенных для создания элементов пользовательских интерфейсов.
Инструменты для верстки Bootstrap
Bootstrap -- это CSS/HTML фреймворк для создания сайтов, разработанный компанией Twitter.
Преимущества Bootstrap [ 12 ]:
· Скорость работы -- благодаря множеству готовых элементов создание сайтов занимает значительно меньше времени;
· Масштабируемость -- добавление новых элементов не нарушает общую структуру;
· Лёгкая настраиваемость -- редактирование стилей производится путём создания новых css-правил, которые исполняются вместо стандартных.
· Большое количество шаблонов;
· Огромное сообщество разработчиков;
· Широкая сфера применения -- Bootstrap используется в создании тем для практически любой CMS (OpenCart, Prestashop, Magento, Joomla, Bitrix, WordPress и любые другие), в том числе для одностраничных приложений.
4.2 Система управления версиями Mercurial
Mercurial-- кроссплатформенная распределённая система управления версиями, разработанная для эффективной работы с очень большими репозиториями кода. В первую очередь она является консольной программой .
Достоинства :
· Быстрая обработка данных.
· Кросплатформенная поддержка.
· Возможность работы с несколькими ветками проекта.
· Простота в обращение.
· Возможность конвертирования репозиториев других систем поддержки версий.
Недостатки :
· Возможные (но низкие) совпадения хеш - кода отличных по содержанию ревизий.
· Ориентирован на работу в консоли.
Чтобы облегчить работу с системой управления версиями была использована графическая оболочка TortoiseHg (Рисунок 6).
Рисунок 6 -- Диалоговое окно программы Mercurial (TortoiseHg).
5. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
5.1 Разработка системы
5.1.1 Термины и понятия
Таблица 2 -- Основные термины и понятия.
Термин
Пояснение
В контексте данного проекта -- «Автоматизированная система учёта материальных ценностей».
Подотчётный объект
В контексте данного проекта -- организация (офис), которая вносит, редактирует и удаляет данные в Системе. Измененные данные являются неутвержденными и ожидают подтверждения или отклонения в Главном управлении.
Главное Управление
В контексте данного проекта -- организация (офис), которая контролирует те данные, которые были внесены, отредактированы или удалены в Системе.
Название RAD-Фреймворка, на котором построена Система.
База Данных
5.1.2 Особенности работы Системы
Система устанавливается в Главном Управлении и Подотчётных объектах. Главное Управление, контролирует те данные, которые пользователи на Подотчётных объектах вносят, редактируют или удаляют в Системе. Такой подход позволяет уменьшить вероятность воровства и несанкционированного использования материальных средств, проследить перемещение имущества, вовремя принять управленческие решения.
Интерфейс и возможности пользователя отличаются в программе, установленной в Главном Управлении и Подотчётных объектах.
5.1.3 Описание интерфейса системы
Работа со меню и списками
Внешний вид списка
Пример внешнего вида списка приведен на рисунке 7.
Рисунок 7 -- Внешний вид списка.
Каждый раздел Системы представляет собой список. В верхнем меню можно перемещаться по разделам.
Кнопка позволяет пользователю выбрать колонки, которые он хочет видеть в списке, а также скрыть ненужные. Кнопка обновляет данные в таблице. Панель поискапомогает быстро найти необходимую информацию среди представленных данных.
Кнопки присутствуют только на Подотчётных объектах и необходимы для добавления, редактирования и удаления информации, соответственно. Кнопки "Изменить" и "Удалить" недоступны для выбора, пока не выбрана одна или несколько записей.
При двойном клике на запись в списке информация будет предоставлена на просмотр без возможности редактирования.
Кнопки экспортируют выбранные или все записи в Excel или выводят на печать.
Значок подсказывает, что означает цветовое выделение записей.
Рисунок 8 -- Описание элементов списка.
Записей в списке может быть большое количество, поэтому, чтобы быстро найти нужную информацию, предусмотрены возможности поиска, сортировки и фильтрации данных (Рисунок 9).
Рисунок 9 -- Описание элементов списка.
Фильтры располагаются справа от списка. Можно выбрать значения у нескольких фильтров одновременно. Если в фильтре выбрано значение, он подсвечивается желтым цветом. Крестик, справа от названия фильтра, сбрасывает значение фильтра. Наверху указано, сколько фильтров было выбрано.
В панель поиска допустимо вводить любой текст. Найденные соответствия окрасятся в желтый цвет. Чтобы быстро сбросить поиск, следует воспользоваться крестиком, расположенным справа в панели поиска.
По любой колонке можно воспользоваться сортировкой. Кликнув один раз по заголовку колонки, данные отсортируются в алфавитном порядке или по возрастанию. Для сортировки в обратном порядке, требуется кликнуть повторно на заголовок. При этом символ, расположенный справа от заголовка колонки сменит изображение на треугольник, показывающий направление сортировки. Чтобы отменить сортировку, нужно нажать на заголовок ещё раз. Также можно сортировать по нескольким колонкам, по очереди кликая на них, с зажатой клавишей Shift.
Прямо под списком располагается указано количество записей (число может быть сокращено при использовании поиска или при выборе фильтра), а также переключатель страниц, с помощью которого можно «перелистывать» список.
Работа с меню
В верхнем меню рядом с названием раздела отображается в цветном кружке количество записей по признаку:
Желтый -- количество изменённых и новых записей,
Красный -- количество отклонённых записей,
Светло-серый -- количество утверждённых записей, направленных на удаление,
Голубой -- количество непрочитанных сообщений.
Пример верхнего меню представлен на рисунке 10.
Рисунок 10 -- Меню системы.
При нажатии на цветной кружок, пользователь переходит по ссылке в раздел с выбранным фильтром (Рисунок 11):
Рисунок 11 -- Отфильтрованные данные.
Добавление и редактирование данных
Возможность вводить и редактировать информацию предоставлена только Подотчётным объектам. Центральный офис может только просматривать данные, подтверждать или отклонять те изменения, которые были внесены сотрудниками удаленных объектов или удалять записи.
Для того чтобы добавить или отредактировать данные, предусмотрены кнопки «Добавить», «Изменить» соответственно. При нажатии на кнопку откроется форма с полями для заполнения. Пример модального окна представлен на рисунке 12.
Рисунок 12 -- Описание элементов списка.
Поля с красной звездочкой обязательны для заполнения. В форме есть закладки, переместившись на которые откроются новые поля для заполнения.
Чтобы сохранить запись, можно воспользоваться одной из трех кнопок (или комбинацией кнопок на клавиатуре):
Сохранит и закроет форму.
Сохранит форму. Форма для редактирования останется открытой. Это удобно, когда вносится много изменений, чтобы предотвратить их потерю.
-- сохранит текущую форму и откроет чистую форму для создания новой записи.
Чтобы отклонить внесенные изменения, нужно нажать на кнопку.
На некоторых закладках могут вводиться данные, которые требуют, чтобы данная запись была сохранена ранее.
При создании новой записи на некоторых вкладках требуется сохранение записи (Рисунок 13). После сохранения, на такой закладке появятся поля для ввода информации.
Рисунок 14 -- Сообщение о том, что запись нужно сохранить.
На некоторых закладках могут присутствовать внутренние списки, которые работают вышеописанным образом. Например, на рисунке 14 представлен список материальных ценностей, закреплённых за выбранным ответственным лицом.
Рисунок 14 -- Встроенный список.
После сохранения, измененные и новые записи в списке окрасятся в желтый цвет (Рисунок 15). Это означает, что внесённые изменения ещё не подтверждены в Главном Управлении.
Рисунок 15 -- Измененные записи выделены желтым цветом.
Новые записи обозначены подсказкой справа от названия. Измененные записи обозначены символом справа от названия. Чтобы посмотреть историю внесенных изменений, необходимо выделить запись, нажать на кнопку «Изменить» и перейти на вкладку «История изменений» или нажать на значок рядом.
В истории изменений отображается название поля, которое было отредактировано, значение поля до и после сохранения записи, а также автор и время редактирования. Желтым цветом выделены последние изменения, белым цветом выделены изменения, которые были внесены ранее и подтверждены в Главном Управлении. Пример представлен на рисунке 16.
Рисунок 16 -- История изменений.
При дальнейшем редактировании таких записей будет дополняться только история изменений.
Система обсуждений
В каждой форме присутствует закладка «Обсуждения», где пользователи Центрального Управления и Подотчетных Объектов могут обмениваться сообщениями относительно выбранной записи (Рисунок 17).
Рисунок 17 -- Система обсуждений.
После написания сообщения, пользователь нажимает кнопку. Кнопка становится недоступной для нажатия, надпись на ней меняет значение на «Отправляю». После того как кнопка отработает, сообщение появится в списке. Внизу будет указана дата и время отправки. Если сообщение не было передано, справа от сообщения появятся знак восклицания и кнопка с пиктограммой для повторной отправки сообщения. Неотправленные сообщения можно удалить, с помощью крестика в правом углу сообщения. При этом возникнет модальное окно, где пользователю потребуется подтвердить удаление.
Новые принятые сообщения имеют надпись new! справа от сообщения. Чтобы отметить все новые сообщения, как прочитанные, необходимо нажать кнопку. Автоматический просмотр сообщений отключен, потому что сообщение, предназначенное для одного пользователя, может быть просмотрено другим.
В списке количество сообщений написано в изображении чата (Рисунок 18). В желтом кружке указано количество непрочитанных сообщений, в красном -- количество неотправленных сообщений.
Рисунок 18 -- Количество сообщений в списке.
Возможности Главного Управления
Отличительной особенностью Главного Управления является то, что на главной странице изображена карта с Подотчетными объектами (Рисунок 19).
Рисунок 19 -- Карта с Подотчётными Объектами.
На карте отображается процесс установки связи с серверами Подотчетных Объектов. При наведении курсора на изображение можно получить подсказку о состоянии связи на данный момент.
Попытка установить связь с объектом.
Не удалось установить связь с объектом.
Связь с объектом установлена.
Под изображением Объекта в цветных кружках находится информация о подразделениях, ответственных лицах, отредактированных и удаленных записях, а также о количестве полученных сообщений (Рисунок 20).
Рисунок 20 -- Информация о Подотчётном Объекте.
Количество материально ответственных лиц.
Количество подразделений.
Количество новых и отредактированных записей. Число в кружке пульсирует, если есть такие записи.
Количество записей, направленных на удаление. Число в кружке пульсирует, если есть такие записи.
-- количество непрочитанных сообщений.
Наведя курсором на каждый кружок можно получить подсказку.
Пульсация вокруг изображения объекта обозначает, что в списках есть неподтверждённые записи.
При нажатии на изображение Объекта появляется модальное окно с подробной информацией по разделам (Рисунок 21).
Рисунок 21 -- Модальное окно с информацией о Подотчётном Объекте.
Название раздела является ссылкой, которая ведет в одноименный раздел. Каждый цветной кружок тоже является ссылкой, которая ведет в одноименный раздел, но с отфильтрованными данными.
Подтверждение и отклонение измененных / направленных на удаление записей.
В списке Главного Управления есть кнопки «Подтвердить» и «Отклонить», расположенные справа от списка (Рисунок 22).
Рисунок 22 -- Кнопки «Подтвердить» и «Отклонить».
Выбрав одну или несколько таких записей, пользователь Главного Управления, может воспользоваться одной из них. При отклонении записей, появляется модальное окно, в котором можно указать причину отклонения (Рисунок 23).
Рисунок 23 -- Поле для ввода причины отклонения записей.
Если связь с Отчётным Объектом отсутствует, об этом будет сообщено пользователю Главного Управления и кнопки не сработают. При наличии связи с Отчетным Объектом, включается режим транзакции. Первый действием происходит обновление статуса выбранных записей в Отчетном Объекте. После этого обновляется статус записей в Главном Управлении. Если хоть одно из этих действий оказывается невыполненным, то срабатывания кнопки не происходит.
При успешном срабатывании кнопки в истории изменений появляется запись о том, кто и когда подтвердил/отклонил изменения.
При подтверждении внесенных изменений, запись(и) меняют статус на «утвержденные» и окрашиваются в белый цвет. При отклонении внесенных изменений записи меняют статус на «отклоненные» и окрашиваются в красный цвет.
При подтверждении удаления записей, они удаляются из списка. При отклонении удаления, записи меняют статус на «утвержденные».
Удаление
Удаление записей доступно как в Подотчетных Объектах, так и в Главном Управлении. Чтобы удалить записи, необходимо выбрать их из списка и нажать кнопку «Удалить».
Удаляя в Главном Управлении записи, они исчезают из списка, в то время, как действие «Удалить» в Подотчетных Объектах различается для утвержденных и неутвержденных записей. Рассмотрим действие кнопки «Удалить» для разных случаев.
После удаления утвержденных записей, они окрашиваются в серый цвет, но не исчезают из списка. Редактирование таких записей невозможно, потому что они направлены в Главное Управление для подтверждения или отклонения удаления.
Удаление измененных и отклоненных записей является удалением внесённых изменений. Происходит возврат до последней утвержденной версии. В истории изменений удаляются последние изменения.
При удалении новых, еще не подтвержденных записей, происходит их полное удаление из списка.
Любые удаленные записи можно восстановить, так как в таблице за признак удаления отвечает отдельное поле deleted. При deleted = 1 записи считаются удаленными.
5.1.4 Типы и виды полей для ввода данных
Типы полей ограничивают вводимую пользователем информацию по содержанию. В Системе используются следующие типы полей данных:
Text . Поле ввода текста в одну строку (Рисунок 24). Может быть разной длины. В такое поле допускается вводить любую информацию.
Рисунок 24 -- Текстовое поле.
Textarea . Поле ввода для текста в несколько строк (Рисунок 25). В такое поле допускается вводить любую информацию. При вводе большого количества информации справа от поля появляется полоса прокрутки.
Рисунок 25 -- Текстовое многострочное поле.
Int . Поле для ввода целых чисел (Рисунок 26). В некоторых полях типа int допустимо вводить только неотрицательные числа, например, «Количество материальных ценностей».
Рисунок 26 -- Поле для ввода чисел.
Date. Поле для ввода даты (Рисунок 27). Данные в такое поле можно ввести вручную или, нажав на, выбрать значение из календаря.
Рисунок 27 -- Поле для ввода даты.
Сheckbox. Поле для установки галочки типа «да»/«нет» (Рисунок 28).
Рисунок 28 -- Поле для выбора «да»/«нет».
Radiobutton . Поле выбора одного значения из нескольких возможных (Рисунок 29).
Рисунок 29 -- Поле для выбора одного из несколькиз значений.
Dropdown . Выпадающий список значений, среди которых пользователь может выбрать только одно (Рисунок 30). Имеет строку поиска, для того, чтобы быстро найти нужное значение.
Рисунок 30 -- Выпадающий список.
Рядом с названиями полей может присутствовать символ. При нажатии на него появляется всплывающая подсказка (Рисунок 31).
Рисунок 31 -- Подсказка к полю.
Поле, на котором стоит курсор, подсвечивается голубым сиянием и может содержать информацию о лимите вводимых значений (Рисунок 32).
Рисунок 32 -- Ограничение количества символов.
Поля, имеющие красную звездочку рядом с названием, являются обязательными для заполнения (Рисунок 33).
Рисунок 33 -- Поле, обязательное для заполнения.
5.1.5 ER-модель данных
Модель сущность-связь представлена в приложении 1.
5.1.6 Структура таблиц
Следует отметить назначение полей, которые встречаются во всех таблицах:
· id -- уникальный идентификатор записи
· company_id -- значение поля из таблицы companies, а именно, компания, к которой относится запись
· comment -- примечание. Пользователь на свое усмотрение может добавить комментарий как для себя. Так и для остальных пользователей Системы.
· deleted -- признак удаления. Если значение поля равно 0, то запись считается не удалённой и отображается в списке. Если пользователь удаляет выбранные записи, они полностью не стираются из таблицы, меняется только значение флага deleted на 1. Такие записи легко восстановить в основном списке, поменяв вручную значение поля deleted на 0.
· created -- дата и время создания записи. В поле после сохранения новой записи записывается текущая дата и время с учётом часового пояса.
· lastchanged -- дата и время последней редакции записи. В поле после сохранения новой или отредактированной записывается текущая дата и время с учётом часового пояса.
Следует отметить назначение полей, которые встречаются в таблицах, которые синхронизируются между Главным Управлением и Подотчётными объектами:
· oid -- уникальный идентификатор записи на Подотчетном Объекте. На сервере Подотчетного Объекта равен id записи. На сервере Главного Управления уникальным ключом является значение полей company_id и oid.
· rootid -- значение oid родительской записи. При создании записи rootid равен oid.
· signed -- статус записи. Если значение поля signed равно -1, то запись отклонена, если signed равно 0, то запись была отредактирована и ожидает подтверждения/отклонения, если signed равно 1, то запись является подтвержденной.
· is_last -- признак последней утвержденной записи. Если значение поля is_last равно 1, значит текущая запись является утвержденной, в противном случае, запись либо не является утвержденной, либо является не последней утвержденной.
· is_last_draft -- признак последнего черновика. Если значение поля is_last_draft равно 1, значит текущая запись является последним отредактированным черновиком.
· for_delete -- если значение равно 1, то запись направлена на удаление.
Ниже приведена структура таблиц, которые были разработаны мною в процессе разработки Системы.
Таблица companies
В этой таблице (Таблица 3) хранятся данные о компаниях (Главном Управлении и Подотчетных Объектах).
Таблица 3 -- Структура таблицы companies.
Название поля
Тип данных/ длина символов
Значение по умолчанию
Примечание
AUTO_
ID компании
Наименование
Юридический адрес
Фактический адрес
IP адрес сервера
Телефон(ы)
Широта расположения организации
Долгота расположения организации
Дата и время последней успешной синхронизации
1 - Главное Управление, 0 - Подотчётный объект
Примечание
Создатель записи
Дата-время создания записи
Таблица assets
В этой таблице хранятся данные о материальных ценностях (таблица 4).
Таблица 4 -- Структура таблицы assets.
Название поля
Тип данных/ длина символов
Значение по умолчанию
Примечание
AUTO_
ID записи для синхронизации
1 - последний черновиком
Название
ID сторонней организации из таблицы organizations
ID подразделения из таблицы departments
ID материально ответственного лица из таблицы persons
Тип, марка
Инвентарный номер
Единица измерения
Количество
Цена за единицу
1 - на балансе, 2 - за балансом
Дата постановки на учёт
1 - имущество списано, 0 - нет
Основание для списания
Акт списания материальных ценностей
Дата списания
1 - передано в Росимущество, 2 - принято из Росимущества
Акт передачи / приема из Росимущества
Дата акта передачи / приема
Дата передачи / приема из Росимущества
1 - Запись направлена к удалению
Примечание
Признак удаления. 1 - удалено, 0 - нет
Дата-время последнего изменения
Создатель записи
Дата-время создания записи
Таблица departments
В этой таблице данные о структурных подразделениях предприятия (т аблица 5).
Таблица 5 -- Структура таблицы departments.
Название поля
Тип данных/ длина символов
Значение по умолчанию
Примечание
AUTO_
ID записи для синхронизации
ID компании из таблицы companies
ID родительской записи из текущей таблицы
1 - последняя утвержденная версией
1 - последний черновиком
Статус. 1 - утверждено, 0 - ожидает подтверждения, -1 - отклонено
Наименование подразделения
1 - подразделение расформировано
Дата, когда было расформировано
Название документа о расформировании
Примечание
Примечание
Признак удаления. 1 - удалено, 0 - нет
Дата-время последнего изменения
Создатель записи
Дата-время создания записи
Таблица documents
В этой таблице хранятся сообщения, которые привязаны к идентификатору структурного подразделения (т аблица 6).
Таблица 6 -- Структура таблицы documents.
Название поля
Тип данных/ длина символов
Значение по умолчанию
Примечание
AUTO_
ID записи для синхронизации
ID компании из таблицы companies
ID родительской записи из текущей таблицы
1 - последняя утвержденная версией
1 - последний черновиком
Статус. 1 - утверждено, 0 - ожидает подтверждения, -1 - отклонено
От какого числа документ
Название документа
Примечание
1 - Запись отправлена на удаление
Примечание
Признак удаления. 1 - удалено, 0 - нет
Дата-время последнего изменения
Создатель записи
Дата-время создания записи
Таблица organizations
В этой таблице данные об организациях-арендаторах (таблица 7).
Таблица 7 -- Структура таблицы organizations.
Название поля
Тип данных/ длина символов
Значение по умолчанию
Примечание
AUTO_
ID записи для синхронизации
ID компании из таблицы companies
ID родительской записи из текущей таблицы
1 - последняя утвержденная версией
1 - последний черновиком
Статус. 1 - утверждено, 0 - ожидает подтверждения, -1 - отклонено
Наименование организации
Примечание
1 - Запись отправлена на удаление
Телефон(ы)
Признак удаления. 1 - удалено, 0 - нет
Дата-время последнего изменения
Создатель записи
Дата-время создания записи
Таблица persons
В этой таблице хранятся данные о материально ответственных лицах (таблица 8).
Таблица 8 -- Структура таблицы persons.
Название поля
Тип данных/ длина символов
Значение по умолчанию
Примечание
AUTO_
ID записи для синхронизации
ID компании из таблицы companies
ID родительской записи из текущей таблицы
1 - последняя утвержденная версией
1 - последний черновиком
Статус. 1 - утверждено, 0 - ожидает подтверждения,
1 - отклонено
Отчество
Должность
Профессиональный статус
Дата рождения
1 - уволен.
Дата увольнения
Примечание
1 - Запись отправлена на удаление
Примечание
Признак удаления. 1 - удалено, 0 - нет
Дата-время последнего изменения
Создатель записи
Дата-время создания записи
Таблица discussion
В этой таблице хранятся сообщения. В поле table хранится название таблицы, к которой относится сообщение. В поле table_id хранится идентификатор из этой таблицы (таблица 9).
Таблица 9 -- Структура таблицы discussion.
Название поля
Тип данных/ длина символов
Значение по умолчанию
Примечание
AUTO_
ID компании
Название сторонней таблицы
ID из таблицы assets
Текст сообщения
1 - сообщение отправлено,
0 - не отправлено
1 -- сообщение еще не просмотрено, 0 -- сообщение просмотрено
Признак удаления. 1 - удалено, 0 - нет
Дата-время последнего изменения
Создатель записи
CURRENT_
Дата-время создания записи
5.1.7 Схемы работы модулей
Редактирование записи пользователем Подотчётного Объекта на примере списка «Документы» (documents). Алгоритм работы представлен на рисунке 34.
Рисунок 34 -- Схема работы модуля «Редактирование записи».
Отклонение изменений пользователем Главного Управления. Алгоритм работы представлен на рисунок 35.
Рисунок 35 -- Схема работы модуля «Отклонение изменений в записи».
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В выполненной курсовой работе было рассмотрено создание Автоматизированной Системы Учета Материальных Ценностей.
Созданная Система имеет следующие возможности:
· осуществляет контроль передвижения материальных ценностей как внутри Подотчетного Объекта между структурными подразделениями, так и между арендаторами;
· фиксирует имущество за материально ответственным лицом, контролирует передачу ответственности от одного сотрудника к другому (например, в случае увольнения);
· имеет возможность импорта данных из EXCEL и 1С;
· может осуществлять выгрузку выбранных или всех данных в EXCEL, Word, PDF, отправку на печать;
· имеет простой интерфейс и не требует специального обучения пользователей;
· осуществляет быструю синхронизацию данных между Подотчетным Объектом и Центральным Управлением. Данные передаются по защищенному каналу, а все этапы синхронизации защищены режимом транзакции;
· администрирование программы осуществляется специалистами узкого профиля.
Для разработки Системы были выбраны средства, языки программирования, библиотеки разработки системы, которыми являются: Mysql 5.6, PHP 5.5, jQuery 1.8.3 и Bootstrap.
Проведённый обзор аналогов системы показал, что современные системы учёта и контроля материальных ценностей не удовлетворяют всем предъявляемым требованиям. Основным недостатком у примитивных программ является небольшой набор функций и возможностей. Более крупные системы требуют наличие специальных знаний у пользователя. Отсутствие модульности в больших системах ведет к непредсказуемым результатам после обновления.
По итогам разработки дипломного проекта была проведена оценка эффективности системы (Таблица 10).
Таблица 10 -- Оценка эффективности системы АС УМЦ.
Аналог/ Критерий
1C:Бухгалтерия
МойСклад
Удобный интерфейс
Поиск/ Фильтрация
Интеграция с существующими системами
Специальное обучение пользователей
Индивидуальная настройка системы под пользователя
Не требует выхода в глобальную сеть
Разграничены права доступа
Стабильный результат установки обновлений
Из таблицы 6 следует отметить, что созданная Автоматизированная Система Учета Материальных Ценностей отвечает всем заявленным критериям. Она имеет простой и интуитивный интерфейс и не требует от пользователя специальных знаний. Система не нуждается наличие глобальной сети, достаточно локального соединения между Главным Управлением и Подотчетными объектами.
Система оснащена транзакционной целостностью данных. Это обеспечивает сохранность при внезапных сбоях. Информация хранится в базе данных, доступ к которой ограничен правильным введением имени пользователя и пароля. Обмен данными между Главным Управлением и Подотчетными объектами осуществляется защищенным VPN-соединением.
Чтобы быстро найти нужную информацию, предусмотрены средства поиска, фильтрация и сортировка данных. Множество отчётов и графиков предоставляют данные в любом удобном разрезе. Также возможности движка позволяют настроить внешний вид и некоторые функции индивидуально для каждого пользователя. В каждом разделе возможен импорт или экспорт данных в MS EXCEL, 1C, вывод информации на печать.
В конце проделанной работы пользователям была предоставлена система по учёту материальных ценностей, которая выполняет широкий ряд функций, является простой в эксплуатации, не имеет специальных требований для работы с ней. Система «АС УМЦ» обеспечивает защиту и сохранность данных, что дает возможность крупнопромышленные предприятия, военные производственные объекты являться её пользователями.
Выполнение дипломного проекта осуществляется по заказу компании ООО «Бреалит». Основное направление компании -- автоматизация процессов управления на предприятии. Был заключен договор с учреждением «Федеральное управление по безопасному хранению и уничтожению химического оружия при Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации». Система установлена в операционном отделе движимого имущества в Москве и на 6 объектах с 1 октября 2015 года.
Во время эксплуатации Системы были выявлено пожелание интеграции данных с Федеральным агентством по управлению государственным имуществом, а именно, учётов фактов приёма и передачи материальных ценностей.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. «Microsoft Excel» (Википедия) [Электронный ресурс] // коллектив авторов Википедии, 2016. - URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel / (Дата обращения 12.02.2016)
2. «Google Docs» (Википедия) [Электронный ресурс] // коллектив авторов Википедии, 2016. - URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/Google_Docs / (Дата обращения 16.04.2016)
3. «1C:Предприятие» (1С) [Электронный ресурс] // коллектив авторов 1C, 2016. - URL: http://www.1c.ru/rus/products/1c/1sbu.htm (Дата обращения 13.02.2016)
4. «МойСклад» (МойСклад) [Электронный ресурс] // коллектив авторов МойСклад, 2015. - URL: http://www.moysklad.ru/ (Дата обращения 16.02.2015)
5. «Автоматизированная система учета товарно-материальных ценностей»
(SlideShare) [Электронный ресурс] // коллектив авторов SlideShare, 2015. - URL: http://www.slideshare.net/YuriKasian/ss-40709503 (Дата обращения 16.02.2016)
6. «Учебник по PHP 5» (Softtime) [Электронный ресурс] // коллектив авторов Softtime, 2016. - URL: http://www.softtime.ru/bookphp/gl12_1.php (Дата обращения 05.04.2016)
7. «Справочное руководство по MySQL» (MySQL) [Электронный ресурс] // коллектив авторов MySQL, 2016. - URL: http://www.mysql.ru/docs/man/Comparisons.html (Дата обращения 15.04.2016)
8. «Что такое PHP?» (PHP) [Электронный ресурс] // коллектив авторов PHP, 2016. - URL: http://php.net/manual/ru/intro-whatis.php (Дата обращения 05.03.2016)
9. «PHP: самый популярный язык для Интернета» (Интернет-технологии) [Электронный ресурс] // коллектив авторов Интернет-технологии, 2016. - URL: http://www.internet-technologies.ru/articles/article_1991.html (Дата обращения 04.04.2016)
10. «Библиотека JavaScript» (Spacebox) [Электронный ресурс] // коллектив авторов Spacebox, 2016. - URL: http://www.spacebox.ru/ru/about/faq/javascript/ (Дата обращения 28.03.2016)
11. «Что такое jQuery, основные понятия и возможности» (Site-Do) [Электронный ресурс] // коллектив авторов Site-Do, 2016. - URL: http://www.site-do.ru/js/jquery1.php (Дата обращения 28.03.2016)
12. «Что такое Bootstrap» (Dedushka) [Электронный ресурс] // коллектив авторов Dedushka, 2016. - URL: http://dedushka.org/uroki/6901.html (Дата обращения 23.03.2016)
13. «Mercurial» (Википедия) [Электронный ресурс] // коллектив авторов Википедии, 2016. - URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/Mercurial (Дата обращения 13.04.2016)
14. «Система управления версиями Mercurial» (Hi-tech) [Электронный ресурс] // коллектив авторов Hi-tech, 2016. - URL: http://all-ht.ru/inf/prog/p_0_1.html (Дата обращения 13.04.2016)
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Исследование свойств системы управления базами данных Firebird. Разработка базы данных для автоматизации учета товарно-материальных ценностей. Изучение главных сущностей и атрибутов, присутствующих в данной базе данных. Построение связей между сущностями.
курсовая работа , добавлен 23.02.2014
Система управления базами данных MySQL. Управление БД MySQL при помощи инструмента phpmyadmin. Принципы учета товарно-материальных ценностей. Спецификация оборудования, необходимого для нормального функционирования базы данных учета. Создание скрипта.
дипломная работа , добавлен 16.08.2015
Разработка системы учета товарно-материальных ценностей с использованием стандартных методологий функционального и информационного моделирования. Экономические параметры разработки и внедрения информационной системы. Разработка клиентской части системы.
дипломная работа , добавлен 03.04.2013
Обзор и анализ информационных систем по учету материальных ценностей в международной практике. Информационная система для учёта материальных средств ООО "Железногорский комбикормовый завод". Выбор средств, инструментов для создания информационной системы.
дипломная работа , добавлен 23.12.2014
Обзор медицинских информационных систем. Анализ и моделирование автоматизированной системы "Регистратура". Требования к составу и параметрам вычислительной системы. Обоснование выбора системы управления базами данных. Разработка инструкции пользователя.
дипломная работа , добавлен 14.10.2012
Анализ информационных потоков. Разработка структуры таблиц базы данных. Выбор CASE-средства для проектирования информационной системы и среды программирования. Разработка программных модулей (программного обеспечения). Подготовка справочных баз данных.
дипломная работа , добавлен 19.11.2013
Перечень документов, на основании которых создается система автоматизации бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей. Назначение и цели создания системы. Требование к содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие
курсовая работа , добавлен 05.07.2014
Общие сведенья о РУП "Гомсельмаш". Экономические показатели деятельности предприятия. Данные об отделе управления технического и сервисного обслуживания продукции. Система учета движения товарно-материальных ценностей. Разработка структуры базы данных.
дипломная работа , добавлен 26.12.2012
Анализ функциональной структуры автоматизированной системы управления. Обоснование необходимости создания подсистемы учета материальных средств, проектирование информационной базы данных. Расчет себестоимости разработки внедряемого программного продукта.
дипломная работа , добавлен 26.06.2011
Классификация систем управления базами данных. Выбор операционной системы, языка программирования, среды разработки (IDE) и дополнительных компонент. Разработка интерфейса и функций программы по управлению складом, её тестирование и исходный код файлов.
В процессе эксплуатации сложных технических устройств, перед компанией-оператором стоит задача по учету движения как самих устройств, так и их отдельных компонентов (установка нового оборудования, техническое обслуживание, ремонт и замена вышедших из строя блоков).
Очевидно, что когда идет счет на сотни и тысячи компонентов, требующих обслуживания и ремонта, не обойтись без Системы по автоматизированному учету и инвентаризации материальных ценностей (технических устройств)
Внедрение Системы позволяет решить следующие задачи:
- Повышение эффективности и достоверности учета движения материальных ценностей;
- Уменьшение вероятности ошибок, вызванных «человеческим фактором»;
- Сокращение трудозатрат и временных издержек по учету движения материальных средств;
- Уменьшение вероятности воровства и несанкционированного использования материальных средств;
- Оптимизация процесса по ремонту и техническому обслуживанию материальных средств;
- Улучшение контроля за составом, местонахождением и перемещением материальных ценностей;
- Возможность обработки полученных материалов для создания системы внутреннего контроля и принятия управленческих решений.
Система автоматизированного учета и движения основных средств представляет из себя программно-аппаратный комплекс. Система состоит из:
Аппаратной части:
- Специализированный принтер печати штриховых кодов с комплектом расходных материалов;
- Компьютер с установленным программным обеспечением
- Принтер печати штрих кодовых этикеток
Программной части :
- База данных материальных средств и комплектующих
- Программное обеспечение для учета
Назначение базы данных:
Хранение сведений о товарно-материальных ценностях:
- Наименование;
- Инвентарный номер;
- Серийный номер;
- Местонахождение (склад, где установлено, ремонт);
- Дата ввода в эксплуатацию; Дата окончания эксплуатации;
- Обеспечение двухстороннего обмена данными с учетной системой Заказчика;
- Обеспечение двухстороннего обмена данными с терминалами сбора данных; Сведения о материальных ценностях могут быть изменены\дополнены с учетом требований Заказчика.
Назначение автоматизированного рабочего места:
- Отображение сведений о материальных ценностях;
- Редактирование сведений о материальных ценностях;
- Печать этикеток со штриховым кодом для маркировки материальных ценностей;
- Формирование и вывод на печать необходимых отчетов:
- Отчет об изменении сведений о материальных ценностях;
- Отчет о движении материальных ценностей;
- Отчет о проведенных инвентаризациях.
Назначение терминала сбора данных
- Идентификация материальных ценностей путем сканирования штрихового кода с этикетки;
- Отображение информации о материальных ценностях на дисплее терминала;
- Редактирование данных о материальных ценностях.
Эксплуатация системы происходит следующим образом: оборудование и запчасти, не имеющие заводского штрих кода, маркируются этикетками. Штрих коды с этикеток считываются на складе при выдаче и приемке, таким образом, проводится учет движения материальных ценностей. Инженер-ремонтник, приехавший на место эксплуатации оборудования, фиксирует свои действия при помощи мобильного терминала, считывая штрих коды с запчастей, использованных при ремонте. При считывании штрих кода, инженер видит на экране наименование запчасти, еще раз убеждается в правильности своих действий. Диспетчер в офисе может получить любую информацию, построив следующие отчеты:
- Отчет об изменении сведений о материальных ценностях
- Отчет о движении материальных ценностей
- Отчет о проведенных инвентаризациях
Успешная работа предприятия складывается из суммарного воздействия различных факторов и грамотного выполнения ключевых функций. При этом стоит отметить, что правильный учет товара можно отнести к одному из основных условий стабильной работы компании.
Складской учет
Это понятие используется для определения постоянного количественного и сортового учета, осуществляемого на складе. Без учета трудно обеспечить их сохранность. Для такого процесса используется карточка складского учета материалов, которая является утвержденной законодательством формой для фиксации движения на складе материалов отдельного вида, размера и сорта. Заполняются они на каждый номенклатурный номер материала. Их ведением занимается материально ответственное лицо, например заведующий складом или кладовщик.
Перед тем как доверить кладовщику материальные запасы предприятия, с ним, как правило, заключается договор. В нем описываются виды работ, которые выполняет сотрудник, и степень ответственности в случае потери или повреждения продукции, хранящейся на складе.
Организация складского учета
Грамотно организованный процесс учета материалов, размещенных на территории склада, - это очень важный и нужный сегмент деятельности организации. Для эффективной работы склада используется две распространенные системы учета: партионная и сортовая. Но независимо от того факта, какой выбор будет сделан, материально ответственные работники будут вести учет продукции компании в натуральном выражении. Данная процедура осуществляется посредством использования приходных и расходных товарных ордеров.
Если брать во внимание информацию, которую содержат методички по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов компании, то можно сделать вывод, что ведение аналитического учета ТМЦ осуществляется посредством использования сальдового метода или оборотных накладных. При данных подходах проведение учета производится в разрезе каждого места хранения, а также внутри них с фиксацией номенклатурных номеров, различных товарных групп, синтетических и субсчетов.
Использование карточек
Складской учет материалов, основой для которого являются оборотные ведомости,в большинстве случаев подразумевает применение двух вышеупомянутых способов. Это позволяет оптимизировать работу склада и достичь более высокого уровня продуктивности.
При первом варианте используется карточка складского учета, которая открывается на каждый вид хранящейся на складе. В ней отображаются количественно-суммовые данные, что, по сути, есть движение материалов. Основанием для заполнения таких карточек являются первичные учетные документы.
Ведение складского учета при помощи карточек также подразумевает отображение остатков на первое число и расчет оборота за месяц. При помощи такой документации производится составление оборотных ведомостей по каждому складу отдельно. К тому же данные тех карточек, которые находятся в бухгалтерии, сверяются с документацией, находящейся на складе.
Возможен и такой вариант, при котором карточки учета не ведутся в бухгалтерии. В этом случае расходная и приходная документация группируется по номенклатурным номерам. После с помощью этих документов производится подсчет итогов за месяц, причем данные по расходам и приходам фиксируются отдельно. Далее эти сведения отображаются в оборотной ведомости. Те остатки, которые были выведены в этих ведомостях, сравниваются с остатками, зафиксированными в карточках учета на складе.
Сальдовый учет
Данная форма складского учета отличается от предыдущей. Ключевое отличие сводится к тому, что качественный и суммовой учет в разрезе ТМЦ в бухгалтерии не ведется. Оборотные ведомости, соответственно, также не составляются.
При данном виде организации работы склада производится в разрезе субсчетов, товарных групп и балансовых счетов, которые используются для учета товарно-материальных ценностей исключительно в денежном выражении. Учет производится материально ответственными лицами. Для данного процесса используется книга складского учета или соответствующий журнал.
Что касается бухгалтерии, то она занимается приемом первичной учетной документации от материально ответственных лиц и впоследствии проверяет полученные данные. Когда процесс сверки завершен, те остатки материалов, которые были зафиксированы на первое число, переносятся в сальдовую ведомость.
Партионный учет
Торговля и склад в данном случае организованы таким образом, что конкретная партия товара хранится отдельно. Причем на каждую из них кладовщик выписывает партионную карту в двух экземплярах. Для регистрации таких карт используется специальная книга. При этом именно номер принятой партии является номером регистрации в данной книге. После внесения нужной информации один экземпляр передается в бухгалтерию, а другой остается на складе и выполняет функцию регистра складского учета.
Стоит отметить тот факт, что в качестве партии определяется ТМЦ одного наименования. Данный товар при этом должен быть поставлен одним поставщиком. Что касается количества доставок, то их может быть несколько.
При заполнении партионной карты работник склада должен указать дату составления, ее номер, время заполнения акта о приеме товара, вид транспорта, реквизиты поставщика, номер и дату накладной, наименование продукции, место отправления, а также массу и сорт.
Складской учет материалов, в котором используется партионный метод, подразумевает отражение во время отпуска товара даты данного действия, номера расходного товарного документа, вида транспорта, наименования получателя, количества и сорта отпущенной продукции. В это же время в расходном документе указывается номер партионной карты.
Когда все запасы конкретной партии оказываются израсходованы, заведующий складом и товаровед ставят свои подписи на карте и передают ее в бухгалтерию, где она впоследствии будет проверена.
Возможно, что во время проверки будет выявлена недостача. В этом случае складской учет подразумевает следующие действия: бухгалтер до проведения следующей инвентаризации списывает недостачу на издержки обращения, но лишь при условии, что она была в пределах норм естественной убыли. Если же нормы были превышены, то недостача должна взыскиваться с тех лиц, которые несут материальную ответственность за продукцию, хранящуюся на складе.
Также стоит учитывать ту информацию, что партионная система складского учета включает на полностью израсходованную партию ТМЦ.
Как используются складские журналы при сортовом учете?
Если применяется такой способ ведения учета, то кладовщик открывает одну или несколько страниц в товарном журнале на каждый сорт и наименование продукции. Также может быть заведена отдельная карточка. Количество страниц зависит от объема операций, проводимых по приему и расходу.
В заголовке карточки или страницы журнала необходимо указать артикул, наименование, сорт и другие признаки, которые отличают конкретный товар. Оставшееся место на странице используется для отражения прихода, расхода и остатков продукции.
Наименование, цена, количество, единицы измерения ТМЦ;
Номер и дата документов, которые использовались во время выдачи и приема продукции;
Место хранения.
Для того чтобы товар был принят на хранение и впоследствии выдан, необходимо заверение соответствующей документации подписями кладовщика и заведующего складом.
Грамотно организовать складской учет количественного типа, при которомфиксируются движение и остатки продукции, помогут различные виды товарных журналов, при помощи которых ведется учет товарно-материальных ценностей в местах хранения, а также фиксация их расхода. Подобные сведения могут отображаться также в виде ведомостей.
Как проводится уценка ТМЦ?
Торговля и склад неизбежно сопряжены с таким явлениями, как устаревание товаров, а также снижение спроса на них или потеря качества. Эти проблемы нельзя игнорировать, и для их эффективного решения используется процесс уценки. Для ее оформления понадобится акт уценки материально-товарных ценностей.
Составлять и подписывать его нужно в двух экземплярах. Делают это ответственные лица, представляющие специальную комиссию. Одна копия остается у заведующего складом (ее нужно хранить), вторая отправляется в бухгалтерию. В некоторых ситуациях один экземпляр может быть прикреплен к товарной накладной. Делается это для последующей передачи данного документа организации, занимающейся продажей уцененного товара, или с целью возврата производителю.
Системы управления складом
Одной из ключевых задач любого бизнеса является автоматизация и оптимизация всех внутренних процессов предприятия. Это позволит сэкономить время и повысить качество обслуживания.
Склад не является исключением. Для того чтобы ускорить различные процессы, имеющие отношение к приему и расходу товара, используется программа складского учета. Она может иметь различный вид и структуру, но функции подобного программного обеспечения остаются неизменными.
Речь идет о следующих возможностях:
Распределение продукции на складе по ячейкам хранения, партиям и ответственным лицам;
Возможность динамического пересчета складских остатков;
Отслеживание грузов по маршрутам движения;
Использование различных способов формирования цены товара;
Инвентаризация и последующее формирование актуальной отчетности согласно ее итогам;
Формирование приходно-складских ордеров;
Переоценка товара по причине влияния различных факторов, формирующих его стоимость;
Управление складом.
Хорошо составленная программа складского учета позволяет наладить эффективную работу транзитного товарного склада, а также складских помещений, имеющих общее назначение. Также практикуется использование электронного аналога карточки складского учета, которая обладает всеми актуальными фильтрами. Речь идет об отслеживании информации по следующим направлениям:
Валюта, используемая для оплаты товара (по сличительной ведомости, акту об излишках и недостаче, ведомости фактического наличия и др.);
Партия продукции, сроки ее хранения, дата окончания действия сертификатов;
Различные виды операций с ТМЦ;
Целевое назначение;
Пересортица;
Материально ответственные лица;
Операции укомплектования и разукомплектования материальных ценностей на складе.
Как правило, такой автоматизированный складской учет дорабатывается разработчиком с учетом индивидуальных особенностей бизнеса конкретного клиента.
Актуальные программы
Для эффективной организации работы склада может использоваться различное программное обеспечение. Но одним из самых популярных вариантов является «1С Складской учет». Этот софт имеет определенные преимущества, которые и привлекают множество компаний, интегрирующих данную программу в работу своих складов.
Ключевые функции выглядят следующим образом:
Быстрый и своевременный учет материальных ценностей, их прихода и перемещения;
Точное ведение всей складской документации;
Своевременное и удобное ведение складского журнала (карточек);
Наличие всех необходимых инструментов для корректного проведения инвентаризации;
Представление и обработка системы складских помещений.
При помощи данного программного обеспечения можно качественно охватить несколько направлений хозяйственной деятельности предприятия. Речь идет об управлении правилами продаж, запасами, финансами, закупками и доставкой товаров. К основным преимуществам "1С" можно отнести простоту использования программы, возможность ее коррекции с учетом потребностей конкретной организации и полное соответствие нормам российского законодательства.
При желании можно воспользоваться и другими программами: «СуперСклад», «Товар-деньги-товар» и другими.
Заключение
Очевидно, что работа склада играет не последнюю роль в построении эффективной деятельности компании. Поэтому от уровня организации складских функций зависит качество сервиса, скорость доставки и состояние процесса продаж в целом. Таким образом, любая компания, заинтересованная в успешном построении цикла продаж и доставки продукции, должна качественно организовать учет товара.
Учет производственных запасов.
Товарно-материальные ценности - это тот актив, который является основным в балансе многих предприятий. Сфера его использования чрезвычайно широка: от обычной перепродажи к участию в процессе производства и услуг. Вот почему учет ТМЦ занимает место не только в общей системе бухгалтерского учета, но и во многих автоматизированных учетных программах.
Есть группа лиц (и физических, и юридических), занимающихся предпринимательством, для которых ТМЦ - основной объект учетной работы. Это и частные предприниматели, и небольшие предприятия на едином налоге, а также крупные фирмы, удаленные подразделения (склады) которых ведут обособленный учет ТМЦ. Для одних важна торговая специфика учета с количественно-итоговыми характеристиками ТМЦ, для других - производственная специфика учета ТМЦ. Одни пользователи довольствуются простыми стандартными настройками автоматизированной системы учета ТМЦ, для других крайне важно иметь универсальную систему, настраивается и позволяет автоматизировать учет как торговой, так и производственной деятельности.
В процессе документального оформления первичного учета материалов необходимо пользоваться соответствующими нормативными документами.
Материальные, сырьевые и топливные ресурсы являются одними из важнейших на предприятии, поэтому и документальное оформление поступления, наличия и расходования указанных ресурсов является достаточно ответственным процессом, который должен обеспечить необходимую информацию, как для учета, так и для контроля и оперативного управления движением материальных ценностей.
Основными типовыми документами по оприходованию материалов являются Накладные, Товарно-транспортные накладные, Приходные ордера, Приемные акты и т.п.
Материалы, поступающие на склад, тщательно проверяются, устанавливается соответствие их качества, количества, ассортимента условиям поставок и сопроводительным документам. Если не выявлено расхождений, материалы принимают. При этом возможны два варианта оформления прихода: непосредственно на документе поставщика или путем выписывания Приходного ордера. В первом случае на одном экземпляре документа (поставщика), который подписывает материально ответственное лицо, ставят штампы приема, на втором – оформляют Приходный ордер (ф. М-4). Приходные ордера используются для количественно-суммового учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки.
В случаях расхождений в количестве или качестве с данными сопроводительных документов поставщика, а также для материалов, поступивших без платежных документов, составляют Акт приема материалов (ф. М-7). Акт составляется комиссией, назначаемой руководителем предприятия, в которую входят заведующий складом, представитель отдела снабжения (или соответствующее лицо) и др. В этой комиссии обязательным является участие представителя поставщика, а при отсутствии его (например, из-за расстояния) – представителя другой незаинтересованной организации. Акт составляется в двух экземплярах. Данный Акт является основанием для оприходования бухгалтерией фактически принятых материалов. Приходный ордер при этом не заполняется.
При получении грузов с железнодорожной станции экспедитор обязан проверить соответствие количества мест, которые поступают, и знаков маркировки на них с данными сопроводительных документов. Если груз прибыл в исправном вагоне без признаков взлома, экспедитор должен добиться выборочной проверки массы и состояния прибывших материалов.
Если при приеме груза будут установлены расхождения с данными, указанными в транспортных документах, или возникли вопросы относительно целостности груза (сорванная или поврежденная пломба), составляют Коммерческий акт. Данный акт является основанием для предъявления претензий к железной дороге или пароходству о возмещении убытков.
Материальные ценности, поступившие от поставщика автомобильным транспортом, оприходуются на склад на основании Товарно-транспортной накладной, полученной от грузоотправителя.
В случае, если материальные ценности, например, листовое железо, поступают в одной единице измерения (по весу), а расходуются в другой (по счету), то их оприходование, хранение и отпуск необходимо отражать во всех документах в двух единицах измерения.
В случае поступления груза на склад без документов отдел снабжения выписывает приказ складу о приеме груза без документов. Заведующий складом сдает приказы в бухгалтерию вместе с приходными ордерами.
Для получения материалов от иногороднего поставщика покупатель должен выдать экспедитору (или представителю отдела снабжения) доверенность, Доверенность т.ф. М-2 регистрируется в Журнале регистрации доверенностей. Необходимо наладить суровый контроль своевременного оприходования материалов и возвращением неиспользованных поручений.
При мелких покупках материалов за наличные (например, канцелярских принадлежностей) подотчетное лицо обязано сдать материалы на склад, а кладовщик на счете поставщика должен поставить отметку о дате, номер Приходного ордера и подпись.
Необходимо ежедневно получать в банке счета-фактуры ф. № 868, проверять их соответствие поступлению материальных ценностей на склад предприятия (отдел снабжения) и контролировать своевременность их оплаты (финансовый отдел предприятия, а на малом предприятии – главный бухгалтер).
При условии длительного отсутствия и пребывания в пути материальных ценностей необходимо принимать меры к розыску груза.
Контроль своевременного поступления материалов осуществляется отделом снабжения и бухгалтерией, а принятие оперативных мер по розыску груза возлагается на отдел снабжения, менеджера и т.п.
Необходимо обеспечить своевременное оформление поступления материалов, за этим должны следить работники бухгалтерии (материальный отдел или главный бухгалтер малого предприятия).
В практике случается, когда производственные запасы поступают на склад без счетов-фактур поставщиков. Такие поставки называют неотфактурованными. Бухгалтерия должна организовать отдельный учет расчетов за эти материалы и принять меры к своевременному получению счетов от поставщиков.
В случае поступления груза на склад без документов отдел снабжения выписывает приказ складу о приеме груза без документов. Заведующий складом предъявляет приказы бухгалтерии вместе с приходными ордерами.
На склады также могут поступать материалы из своих цехов – это продукция собственного производства и излишне полученные и неиспользованные материалы, а также материалы, полученные от ликвидации основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, брака в производстве, и отходы. Эти материалы оприходуют на склады с помощью Накладных-требований (формы М-11).
Накладная на возврат из цеха на склад материалов, не использованных в производстве, выписывается только в том случае, если материалы были отпущены не по лимитно-заборной карте, поскольку в ней предусмотрен учет возврата материалов, отпущенных в производство.
Отпуск материалов в производство – это их отпуск непосредственно для изготовления продукции, а также на ремонтные и хозяйственные нужды.
Материалы в производство должны отпускаться в строгом соответствии с лимитами, установленными на основе норм расхода материалов на единицу изделия и планов выпуска продукции на месяц.
Основными документами, отражающими отпуск материалов со склада, являются лимитно-заборные карты, требования, накладные.
Отпуск материалов для внутрихозяйственных нужд оформляется, требованиями, представляющими собой единство распорядительного и оправдательного документов. Отпуск повторяющихся материалов можно оформлять лимитно-заборными картами, объединяющими в себе распорядительный документ, содержащий лимит (ограниченное количество) отпуска, и накопительный оправдательный документ, который подтверждает многократный отпуск материалов со склада в счет лимита. Лимитно-заборные карты заполняются планово-производственным отделом накануне получения материала (месяца) и визируются отделом снабжения.
В лимитно-заборных картах указывается месячный отпуск данному цеху (физическому лицу – работнику) материалов определенного номенклатурного номера (или нескольких номеров).
Лимит определяется исходя из производственной программы цеха и действующих норм расходов материалов с учетом существующих в цехах остатков неиспользованных материалов на начало месяца. Лимит может устанавливаться на каждый заказ отдельно.
Лимитно-заборные карты выписывают в двух экземплярах: один до начала месяца передается цеху-потребителю, другой – складу. Желательно печатать их на бумаге разного цвета, чтобы четче отличать экземпляр цеха от экземпляра склада.
Выдаваемые лимитно-заборные карты регистрируются отделом снабжения в реестре, копия которого после раздачи карт сдается в бухгалтерию для контроля своевременной сдачи лимитно-заборных карт бухгалтерии (бухгалтеру).
Заведующий складом (или кладовщик) делает отметку о количестве отпущенного материала в обоих экземплярах лимитно-заборной карты и определяет остаток (сальдо) неиспользованного лимита. Факт отпуска подтверждается двумя подписями: заведующего складом и получателя материалов.
По окончании месяца или после использования лимита лимитно-заборные карты сдают в бухгалтерию.
Отпуск товарно-материальных ценностей на сторону производится на основании договоров, нарядов и других документов и письменного распоряжения руководителя предприятия. Оформляется он отделом снабжения (или соответствующим лицом) путем выписки Накладной на отпуск материалов на сторону (типовая форма М-20).
Отпуск, как и поступление материалов, оформляют также товарно-транспортной накладной.
Внутреннее перемещение материалов со склада на склад оформляют также накладной М-11, сдачу отходов производства на склад и возврат неиспользованных в производстве материалов – накладной № М-12.
В отделе снабжения предприятия-покупателя проводят оперативный учет выполнения договоров поставщиками и покупателями материалов. В этом случае открывают специальный журнал учета поступления грузов, в котором отдел снабжения обязан: зарегистрировать все документы поступающих грузов; проверить соответствие данных документов поставщика договору; отметить реализацию фондов; передать уполномоченному лицу распоряжение на получение и доставку груза (в случае поступления материалов по железной дороге или водным путем); передать первичные документы в бухгалтерию или финансовый отдел.
Таким образом, снабжение каждого предприятия материальными ресурсами представляет собой единство двух процессов: а) транспортировку и доставку на предприятие заказанных и закупленных материальных ресурсов на основании соответствующей первичной документации; б) оформление задолженности и оплаты поставщикам полученных от них материальных ценностей.
Предприятие-покупатель обязано проконтролировать доставку груза, организовать его приемку и отгрузку, соответствующее хранение на складе или в других местах. Ответственность за доставку груза и его сохранность в пути несет организация, перевозящая груз, на основании оформленных должным образом транспортных документов.
Покупатель принимает груз по количеству и качеству на своем складе. Возможно также получение груза самовывозом, когда представитель покупателя получает груз на складе поставщика по доверенности, вывозит его своим транспортом. Ответственность покупателя за полученные материальные ценности возникает с момента подписания его представителем товарных документов на получение груза.
Приобретение материальных ценностей в натуре заканчивается после их поступления и оприходования на склад покупателя.
при оприходовании точно указывать значения этих свойств по факту операции,